Informacje ogólne

uwaga

Każdy użytkownik, który wykonuje pierwsze logowanie do systemu lub logowanie po zmianie stanowiska/zmianie regulaminu organizacyjnego powinien:

1. Dokonać analizy poprawności przypisania pracownika do danej komórki (wydziału/referatu/biura, itp.) - w tym celu należy w lewym górnym rogu, przy imieniu i nazwisku osoby zalogowanej, kliknąć na przycisk umożliwiający wskazanie preferowanej komórki i stanowiska. Wskazanie i zapisanie właściwych danych jest niezbędne w celu prawidłowej pracy w systemie oraz generowania przez system prawidłowych wydruków (np. metryki sprawy).
2. Dostosować widok do swoich potrzeb - za pomocą opcji Dostosuj, która jest dostępna na górnym pasku zadań należy “dostosować” widok aplikacji do swoich potrzeb. Za pomocą tej funkcjonalności użytkownik może włączyć lub wyłączyć interesujące go kolumny (metadane) opisujące daną pozycję. Jeżeli ekran zostanie dostosowany do własnych ustawień należy zapisać zmiany za pomocą przycisku: System → Wyloguj (lub System -> Zapisz ustawienia).

Wyszukiwanie

W systemie EZD FINN są możliwe dwa sposoby wyszukiwania:

Pełnokontekstowe

W poleceniu: Obieg dokumentów, procesy → Wyszukiwanie załączników możliwe jest wyszukiwanie danych po wszystkich treściach zapisanych w plikach tzw. przeszukiwalnych (które nie są “zdjęciem"). Załóżmy sytuację, iż chcemy wyszukać wszystkie przesyłki po znaku nadawcy (znaku sprawy) jaką Urząd Wojewódzki wprowadził w treści XML'a/pisma przewodniego, wówczas: wpisując frazę znaku sprawy system wyszuka wszystkie pozycje zawierające ten ciąg znaków. 

Na podstawie metadanych zapisanych w EZD FINN

W systemie EZD FINN możliwe są do wykorzystania znaki specjalne umożliwiające zaawansowane wyszukiwanie danych:

• znak “%” - pozwala na zastąpienie dowolnego ciągu znaków przy wyszukiwaniu pozycji. Znak ten powinien być wprowadzany w środku szukanego tekstu:
  • przykład 1: jeżeli chcemy wyszukać wszystkie pisma wpływające od nadawcy: “Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach”, należy w polu wyszukiwarki dla właściwej metadanej wpisać: ślą%urz%wojewódz. Nie należy wpisywać %śląski%wojwódzki% - znaki “%” są domyślnie wstawiane na początku i końcu szukanej frazy,
  • przykład 2: jeżeli chcemy wyszukać wszystkie sprawy z danej teczki zarejestrowane w danym roku, należy w spisie spraw w polu znak sprawy wpisać wartość: OR.1431.%.2023, wówczas system wyszuka wszystkie sprawy z komórki: OR, zarejestrowane w teczce: 1431, gdzie sprawa została rozpoczęta w 2023 roku,
  • przykład 3: jeżeli szukamy wszystkich wniosków o dostęp do informacji publicznej, należy w polu temat wpisać frazę: inf%publicz, wówczas system wyszuka wszystkie pozycje zawierające frazę “inf” oraz “publicz”, np. Wniosek o dostęp do informacji publicznej, Wniosek - informacja publiczna, Informacja publiczna w sprawie zapytania, Wniosek w sprawie informacji publicznej, itp.
• znak"'_" - umożliwia zastąpienie jednego znaku w wyszukiwanym ciągu znaków:
  • przykład 1: jeżeli szukać będziemy pism przychodzących wg. numeru kancelaryjnego (numeru z pieczątki wpływu) i wpiszemy wartość 0045_5, wówczas system wyświetli wszystkie pisma o numerach: 004505, 004515, 004525, 004535, 004545, 004555, 004565, 004575, 004585, 004595

System zapamiętuje ostatni wybór użytkownika/ostatnie ustawienia okna programu. Wpisując w wyszukiwarkę szukaną frazę w danym oknie system będzie ją pamiętał, aż do momentu:

a) skasowania ręcznego filtrów poprzez przycisk DEL lub BACKSPACE na klawiaturze,

b) skasowania filtrów przy pomocy ikony “gumki” - opcja Wyczyść filtry czyści w danym poleceniu wszystkie uzupełnione w okno wyszukiwarki pola. Przywracana jest lista wszystkich pozycji.

Za pomocą dedykowanych zapytań SQL

W systemie EZD FINN istnieje możliwość wyszukiwania w oparciu o dedykowane zapytania, stworzone indywidualnie na potrzeby danej sytuacji. Przykładowo chąc wyszukać w RKP wszystkie pisma posiadające status B - "brudnopis", należy w liście rozwijanej W kolumnie wybrać wartość: Warunek SQL i następnie w poniższym polu: Szukaj tekstu wpisać wartość: "status=0". Dane zapytania i kryteria wyszukiwania mogą być jednorazowe (wpisywane za każdym razem z klawiatury) lub zdefiniowane w systemie do wielokrotnego wykorzystywania.

Wygląd okna programu

System można podzielić na trzy części:

1. Lewe menu poleceń - jest to lista dostępnych dla użytkownika poleceń, które lokalny administrator przydzielił względem posiadanych uprawnień i wykonywanych czynności w urzędzie/jednostce organizacyjnej.
2. Prawe okno - w którym dostępna jest lista pozycji danego polecenia wraz z oknem wyszukiwania.
3. Menu kontekstowe - menu pomocnicze dostępne pod lewym przyciskiem myszy, klikając na danej pozycji w prawym oknie ekranu.