Archiwizacja spraw

Informacje ogólne

System EZD FINN umożliwia prowadzenie archiwum zakładowego dla spraw rejestrowanych zarówno w trybie EZD jak i trybie tradycyjnym. Moduł Archiwum zakładowego może być prowadzony:

• na podstawie spraw rejestrowanych i gromadzonych w systemie EZD FINN,
• niezależnie od spraw prowadzonych w systemie EZD FINN.

Program EZD FINN umożliwia zarówno pracę w trybie EZD jak i w trybie tradycyjnym. Jest to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych. System obsługuje składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych, wraz z możliwością określenia składu dla rejestrowanych pism i dokumentów. Ponadto system umożliwia:

• skanowanie dokumentów i obsługę kodów kreskowych,
• automatyczną weryfikację podpisów elektronicznych - FINN weryfikuje każdy podpis elektroniczny zgodny z rozporządzeniem eIDAS,
• pełną integrację z ePUAP wraz z obsługą dużych plików,
• akceptację dokumentów zgodnie z ustaloną hierarchią,
• podpisywanie dokumentów dowolnym podpisem weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym, profilem zaufanym oraz pieczęcią elektroniczną,
• umożliwia integrację z systemem e-Doręczeń oraz systemami zewnętrznymi np. REGON, system Elektronicznych Tytułów Wykonawczych, systemy GIS, itp.

Wszystkie dane opisujące przesyłkę/rejestr/sprawę (metadane i załączniki) są możliwe do archiwizacji.

Podstawową "jednostką archiwizacyjną" jest sprawa, w której najważniejsze jest właściwe klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji.

Informacja dla urzędów

W przypadku:

• organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki,
• organów powiatu i starostw powiatowych,
• organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,
• organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy,

, obowiązuje tzw. centralna instrukcja kancelaryjna przyjęta Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

Informacja dla jednostek organizacyjnych

W przypadku:

• jednostek organizacyjnych

, wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa mogą określić instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony. Zalecamy aby to samo JRWA zostało wdrożone w poszczególbych typach jednostek (np. we wszystkich szkołach to samo JRWA). Firma LTC Sp. z o.o. wspiera proces tworzenia instrukcji kancelaryjnej w podmiocie wraz z możliwością opracowania zbioru kodów JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). Na podstawie zawartych umów tworzymy indywidualne zbiory JRWA wraz z opracowaniem indywidualnej instrukcji kancelaryjenj danego podmiotu.