Spisy zdawczo-odbiorcze

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji kancelaryjnej. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Dokumentację przed przekazaniem przegląda i porządkuje prowadzący sprawę z komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację. Wydziały przekazują uporządkowaną dokumentację do Archiwum Zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez wydział przekazujący w formie elektronicznej oraz papierowej (wydruk formularza wg wzoru zdefiniowanego w systemie EZD FINN)

• w trzech egzemplarzach dla akt kategorii B,
• w czterech dla akt kategorii A. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują: pracownik i dyrektor lub zastępca dyrektora wydziału przekazującego akta oraz pracownik i kierownik Archiwum Zakładowego. Jeden egzemplarz spisu, po zaewidencjonowaniu przez Archiwum Zakładowe, zwracany jest do wydziału przekazującego dokumentację, pozostałe przechowywane są w Archiwum Zakładowym.

Akta przekazywane do Archiwum Zakładowego powinny być uporządkowane przez stanowisko pracy, w ramach którego powstały.

Przez uporządkowanie akt kategorii A rozumie się:

• ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności spraw (wynikającej ze spisu spraw lub rejestru), a w ramach sprawy – chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę z dołączeniem na wierzchu spisu spraw,
• wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kat. Bc;
• usunięcie wszystkich części metalowych, tj. spinaczy i zszywek, foliowych okładek,
• nadanie nowych, trwałych, tekturowych okładek z nadrukiem, spięcie całości akt plastikowym klipsem lub białą tasiemką bawełnianą, ponumerowanie każdej zapisanej strony ołówkiem, począwszy od spisu spraw w górnym zewnętrznym rogu, i oznaczenie na wewnętrznej stronie spodniej okładki liczby stron zawartych w teczce. Nie należy numerować stron nie zapisanych (nie wypełnionych) formularzy, druków (np spisów spraw, rejestrów). Strony te winny być przekreślone ołówkiem;
• grubość teczki niepowinna przekraczać 5 centymetrów. Jednej jednostce aktowej (teczce, poszytowi) odpowiada jedna pozycja spisu zdawczo-odbiorczego.

Przez uporządkowanie akt kategorii B rozumie się:

• utworzenie teczek zawierających sprawy (np. ujęte w teczkach z zawieszką, luźne pisma wyjęte z segregatorów);
• nadanie teczkom tekturowych okładek z gotowym nadrukiem i ich przesznurowanie (w przypadku akt kategorii B-50 spięcie teczki plastikowym klipsem);
• odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych.

Teczki akt kategorii A i B (tekturowe okładki) na ich zewnętrznej stronie, zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, należy opisać poprzez wydruk generowany z systemu EZD FINN: Obieg dokumentów, procesy -> Moje archiwum -> Formularze opisów teczek aktowych.

Dodanie spisu zdawczo-odbiorczego

Pracownik merytoryczny komórki organizacyjnej chcąc przekazać dokumentację do archiwum zakładowego musi wykonać poniższe czynności:

• Uruchomić polecenie: Obieg dokumentów, procesy -> Moje archiwum -> Spisy zdawczo-odbiorcze w opracowaniu,
• Za pomocą przycisku: Operacje -> Dodaj należy dodać pustą pozycję spisu zdawczo-odbiorczego. Należy uzupełnić podstawowe informacje dostępne na zakładce: Nagłówek spisu.

Poniższy zrzut ekranu prezentuje sposób uzupełnienia formularza dla systemu tradycyjnego i dokumentacji papierowej przekazywanej do archiwum. W przypadku konieczności przekazania np. płyty CD (informatycznego nośnika danych) należy w polu: Typ spisu wybrać właściwą wartość.

Jeżeli dokumentacja jest przekazywana przez inną komórką organizacyjną niż ta, która pierwotnie wytworzyła dokumentację (np. w przypadku wystąpienia reorganizacji urzędu lub jednostki organizacyjnej) wówczas należy uzupełnić drugą zakładkę: Informacje uzupełniające.

• Zapisać wprowadzone zmiany poprzez przycisk: Zapisz i wyjdź. Pusta pozycja spisu zdawczo-odbiorczego pojawi się na liście omawianego polecenia.

Następnie należy dodać do utworzonego spisu pozycje wg jednego z poniższych schematów.

Ręczne tworzenie pozycji spisu zdawczo-odbiorczego

Ten sposób tworzenia spisu zdawczo-odbiorczego będzie przydatny i możliwy do wdrożenia jeżeli jakiś zakres spraw został wyłączony z prowadzenia w systemie EZD FINN na podstawie Zarządzenia kierownika jendostki lub sprawy były prowadzone w posraci papierowej przed wdrożeniem systemu EZD FINN.

W celu dodania pozycji do spisu zdawczo-odbiorczego należy:

• Uruchomić polecenie: Obieg dokumentów, procesy -> Moje archiwum -> Spisy zdawczo-odbiorcze w opracowaniu,
• Kliknąć lewym przyciskiem myszy na zdefiniowanym spisie, który opracowujemy i ma być przekazany do archiwum zakładowego,
• Za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: Pozycje spisu,
• W nowo uruchomionym oknie należy poprzez: Operacje -> Dodaj, dodać pierwszą pozycję spisu,
• Należy uzupełnić formularz edycyjny i zapisać zmiany poprzez: Zapisz i wyjdź,
• Chcąc dodać kolejne pozycje spiu należy powtórzyć dodawanie pozycji do spisu poprzez: Operacje -> Dodaj. Jeżeli kolejne pozycje spisu mają podobne metadane opisowe zalecamy wykorzystanie funkcji: Duplikuj. Opcja ta dodaje nową pozycję, wypełniając formularz edycyjny danymi ze wskazanej/kopiowanej pozycji.
• Jeżeli dodawanie pozycji do spisu zdawczo-odbiorczego zostało zakończone należy cały spis zmienć ze statusu B-brudnopis zmienić na C-czystopis. Wówczas cały spis zdawczo-odbiorczy ze wszystkimi pozycjami spisu zostanie przesłany do pracownika obsługującego archiwum zakładowe.

Automatyczne tworzenie pozycji spisu zdawczo-odbiorczych z dodatkową kontrolą stanu spraw

Ten sposób tworzenia spisu zdawczo-odbiorczego będzie przydatny i możliwy jeżeli użytkownik poprawnie prowadzi dokumentację w systmeie jednak nie kontrolował stanów realizacji spraw (wszystkie/wybrane sprawy przeznaczone do archiwizacji nie mają statusu: C-czystopis oraz stanu: Historyczne)

Automatyczne tworzenie pozycji spisu zdawczo-odbiorczych bez dodatkowej kontroli spraw

Ten sposób tworzenia spisu zdawczo-odbiorczego będzie przydatny i możliwy jeżeli użytkownik całkowicie poprawnie prowadzi dokumentację w systmeie i kontroluje stany realizacji spraw (sprawy przeznaczone do archiwizacji mają status: C-czystopis oraz stan: Historyczne)