Udostępnienie i wypożyczenie dokumentacji

Do korzystania z zasobu archiwum uprawnia wypełniona przez zainteresowaną komórkę organizacyjną i podpisana przez jej kierownika karta udostępnienia akt możliwa do wydrukowania z systemu EZD FINN, która zostaje następnie objęta ewidencją archiwum.

Poszczególnym kartom nadaje się kolejne numery a ich ewidencję prowadzi się w poleceniu: Archiwum zakładowe -> Wypożyczenia i udostępnienia akt. W miejsce wyjętych teczek należy włożyć kartonową zakładkę, na której wpisuje się datę udostępnienia lub wypożyczenia - wydruk możliwy bezpośrednio z systemu EZD FINN. W momencie zwrotu akt archiwista wpisuje na karcie udostępnienia datę, akta zaś kładzie na regale, usuwając jednocześnie zakładkę.

W przypadku gdy termin wypożyczenia akt minął, należy zażądać ich zwrotu lub wyznaczyć nowy termin, zaś w wypadku zignorowania żądania zwrotu powinno się zawiadomić bezpośredniego przełożonego. Natomiast w sytuacji zaginięcia wypożyczonych akt lub ich uszkodzenia należy sporządzić w dwóch egzemplarzach protokół, z których jeden egzemplarz załącza się w miejsce zagubionych materiałów lub dołącza do akt uszkodzonych, zaś drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w osobnej teczce. System EZD FINN w prowadzonym rejestrze Wypożyczenia i udostępnienia akt w poleceniu: Archiwum zakładowe umożliwia kontrolę terminów zwrotów akt. Analogicznien jak w prowadzonych sprawach możliwy jest do uzupełnienie Termin zwrotu, wówczas pojawiać będą się zarówno graficzne ikony (żarówki) w kolumnie !.

Rejestr może być prowadzony na podstawie obiegu wniosków wypełnianych w systemie EZD FINN lub też niezależnie dla potrzeb samego archiwisty. Istnieją właśnie dwa sposoby tworzenia rejestru udostępnień i wypożyczeń dokumentacji:

1. Na podstawie wniosków składanych przez pracowników i akceptowanych w systemie.
2. Bezpośrednio przez praconików archiwum - niezależnie od wniosków i ich obiegu/akceptacji.