Przejdź do głównej zawartości

Kontrola stanu spraw

Czynności kontrolne realizowane powinny być indywidualnie przez pracownika tworzącego sprawę oraz przez przełożónego, który ma wgląd w elektroniczne "biurka pracowników".

Czynności kontrolne realizowane przez pracownika powinny być wykonywane na bieżąco każdego dnia. Muszą być wykonane przez wszystkich pracowników w całym urzędzie. W przypadku pracowników nieobecnych np. będących na urlopie macierzyńskim lub L4 czynności te musi wykonać inny pracownik wyznaczony przez przełożonego.

Sprawdzenie zaległości w pismach przychodzących i dokumentach nieodebranych​

Za pomocą poleceń:

  • Obieg dokumentów procesy → Pisma przychodzące → Nieodebrane,
  • Obieg dokumentów procesy → Dokumenty → Nieodebrane

Należy kliknąć na opcję Wyczyść filtry (ikonę „gumki”), żeby wyczyścić wszystkie filtry i upewnić się, że nie ma zaległości - niewidocznych pozycji. Jeśli w jednym i/lub drugim przypadku pojawią się zaległości, które przez pomyłkę nie zostały odebrane należy odebrać, czyli kliknąć Potwierdź odebranie zaznaczonych.

Sprawdzenie zaległości w pismach przychodzących i dokumentach w opracowaniu​

Za pomocą poleceń:

  • Obieg dokumentów procesy → Pisma przychodzące → W opracowaniu,
  • Obieg dokumentów procesy → Dokumenty → W opracowaniu Należy kliknąć na „gumkę”, żeby wyczyścić wszystkie filtry i upewnić się ile mamy pism. Wybieramy w Dostosuj kolumnę Sprawy, JRWA, rej, żeby dla każdego pisma pokazało nam się, czy jest do czegoś przyłączone.

Powinien w tej kolumnie być:

  • znak sprawy (np. AOB.1333.2.2015) – własnej komórki lub innej (bo mógł pracownik otrzymać pismo do wiadomości i – jako inna komórka, a nie merytoryczna – nie była zakładana sprawa) lub
  • znak teczki, np. FN.3220 lub
  • numer rejestru.

Jeśli w Pisma przychodzące → W opracowaniu i/lub Dokumenty → W opracowaniu w kolumnie Sprawy, JRWA, rej widzimy, że pismo jest już wpięte do sprawy lub JRWA, to należy potwierdzić załatwienie, czyli kliknąć Potwierdź załatwienie zaznaczonych i następnie zarejestrować pisma w spisie spraw.

Jeśli w Pisma przychodzące → W opracowaniu i/lub Dokumenty → W opracowaniu w kolumnie Sprawy, JRWA, rej będzie PUSTO należy sprawdzić, czego to pismo dotyczy i gdzie znajduje się w wersji papierowej, a następnie w systemie przyłączyć pismo do istniejącej sprawy, lub jeśli jest to dokumentacja nie tworząca akta sprawy, przyporządkować zaznaczone do klasy JRWA lub przyłączyć do istniejącej pozycji rejestru. Po przyłączeniu pisma lub dokumentu należy potwierdzić jego załatwienie.

Sprawdzenie przyłączenia pism przychodzących i dokumentów​

Za pomocą poleceń:

  • Obieg dokumentów procesy → Pisma przychodzące → Aktualne,

  • Obieg dokumentów procesy → Pisma przychodzące → Historyczne

  • Obieg dokumentów procesy → Dokumenty → Aktualne,

  • Obieg dokumentów procesy → Dokumenty → Historyczne

Należy sprawdzić, czy na podstawie pism przychodzących zostały założone sprawy, czy pisma i dokumenty są podpięte pod sprawy.

Należy wybrać filtr w polu W kolumnie o nazwie: Wpisy nie związane ze sprawą, JRWA i rej i kliknąć Szukaj.

Jeśli w jednym i drugim przypadku pojawią się jakieś pozycje, należy sprawdzić, czego pisma dotyczą i gdzie znajdują się w wersji papierowej, a następnie w systemie przyłączyć pisma do istniejącej sprawy lub jeśli jest to dokumentacja nie tworząca akta sprawy przyporządkować zaznaczone do klasy JRWA, lub przyłączyć do istniejącej pozycji rejestru. Jeżeli pismo zostało przekazane innej komórce do realizacji, a pracownik ma je u siebie tylko jako przekazane do wiadomości, to inna komórka musi je u siebie podpiąć = posprzątać.

Sprawdzenie przez pracowników czy sprawy, które są zakończone zostały zakończone w systemie​

Za pomocą poleceń:

  • Obieg dokumentów, procesy → Spisy spraw wg JRWA, komórek i wydziałów → Rozpoczęte i wznowione/Tymczasowo zakończone i Zawieszone

Przefiltrować po latach poprzednich oraz JRWA i jeśli jest coś zaległego (przez nieuwagę niezakończonego) zakończyć sprawy (z prawdziwą datą zakończenia – nie bieżącą). Sprawy kończymy wyłącznie poprzez operację **Zakończ zaznaczoną sprawę(y)” - wtedy data zakończenia ustawi się z dnia wykonywania tej operacji. Jeśli chcemy zakończyć sprawę z datą wcześniejszą: najpierw wprowadzamy datę zakończenia, robimy „zastosuj”, a potem dopiero wykonujemy operację „zakończ sprawę”.

Sprawdzenie pisowni i treści tematów spraw i dokumentów, pozycji rejestrów​

Należy sprawdzić pisownię i treść tematów spraw i dokumentów, pozycji rejestrów – czy dużą literą, bez literówek, bez nieczytelnych skrótów, czy w ramach danego JRWA jednolite nazewnictwo.