Informacje ogólne

W sekcji “Kancelaria, sekretariat” znajdują się m.in. polecenia obsługujące rejestry korespondencji przychodzącej, rejestry korespondencji wychodzącej oraz procesy obsługujące skanowanie dokumentacji. Nazwy poleceń rejestrów są zgodne z przyjętymi w danym urzędzie nazwami (zdefiniowanymi za pomocą polecenia: Ustawienia programu -> Struktura organizacyjna, rejestry).

Zalecamy aby w podmiocie występował jeden, centralny rejestr korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej niezależnie od sposobu rejestracji przesyłki/sposobu przekazania pisma przez nadawcę. System domyślnie jest skonfigurowany z następującymi rejestrami:

• RKP - Rejestr korespondencji przychodzącej - jest to centralny dziennik korespondencji sekretariatu, w którym rejestrowane są wszelkie wnioski elektroniczne (PeUP, e-doręczenia, e-mail, ePUAP), „papierowe” (list polecony, list zwykły, dostarczone osobiście) oraz z wykonanych integracji z systemami dziedzinowymi (np. zgłoszenie pracy geodezyjnej, e-budownictwo, PIAP, itp.).
• RKW - Rejestr korespondencji wychodzącej - jest to centralny zbiór wszystkich przesyłek wychodzących niezależnie od sposobu wysłania. Jest to zbiór pocztowej książki nadawczej oraz innych przesyłek generowanych przez urząd, np. e-mail, PeUP, ePUAP, e-doręczenia.

Numeracja rejestrów jest w trybie „rocznym”, tj. system zlicza ile pism wpłynęło lub zostało wysłanych przez Urząd/jednostkę organizacyjną. Maska domyślna, która w uzasadnionych przypadkach może być zmieniona przez lokalnego administratora ma następującą postać:

RKP.2023.000235,

gdzie:

RKP - oznacza symbol rejestru (RKP lub RKW). Numeracja jest niezależna dla każdego rejestru.

2023 - cztery cyfry roku, w którym została dodana pozycja do systemu EZD FINN.

000235 - kolejny numer z prezentaty (pieczątki wpływu/numer kancelaryjny) przesyłki w przypadku RKP. Dla RKW jest to kolejny numer dodanej pozycji w danym roku.

Przystępując do wdrożenia systemu informatycznego zarządzającego obiegiem i archiwizacją dokumentów należy dokonać starannej inwentaryzacji i analizy wszystkich aktów prawa oraz instrukcji wewnętrznych podmiotu, które dotyczą w szczególności ustaleń w zakresie struktury organizacyjnej oraz instrukcji kancelaryjnych. Działanie i współpraca kancelarii, sekretariatów i pozostałych komórek organizacyjnych (samodzielnych stanowisk) powinna być realizowana w pełnej zgodności ze wszystkimi aktami prawa oraz instrukcjami wewnętrznymi podmiotu. Informatyzacja zmierzająca do ewolucji w stronę e-Urzędu zweryfikuje istniejący stan rzeczy. Logika i algorytmy systemu zostały zaprojektowane w zgodności z istniejącym prawem. Użytkownik posiada możliwość kształtowania (poprzez określone zmienne i parametry) takiego sposobu pracy systemu, który odpowiada przyjętej strukturze organizacyjnej podmiotu. Dedykacja systemu do indywidualnych potrzeb użytkownika może być realizowana wyłącznie w granicach obowiązujących aktów prawa oraz ogólnie przyjętych zwyczajów w administracji samorządu terytorialnego oraz rządowej administracji zespolonej.

Przed rozpoczęciem wdrożenia, w celu właściwego ustawienia parametrów pracy systemu należy koniecznie przygotować i przeanalizować:

• schemat organizacyjny podmiotu, najlepiej w formie graficznego diagramu struktury wszystkich komórek organizacyjnych oraz stanowisk przewidzianych w poszczególnych komórkach (nazwy, przyjęte skróty i symbole),
• przyjęte do stosowania regulaminy i instrukcje w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów,
• jednolity rzeczowy wykaz akt (RWA),
• graficzne schematy obowiązujących procedur załatwiania spraw, unormowania w zakresie jakości i organizacji pracy, - opis kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk, z wyszczególnieniem symboli JRWA oraz spraw będących w zakresie ich kompetencji,
• listę personelu, z wyszczególnieniem kadry kierowniczej (w tym zastępców) oraz podziałem na poszczególne komórki organizacyjne (ze wskazaniem zajmowanych stanowisk),
• wszelkie inne akty prawa odnoszące się do obszarów działania podmiotu, które będą przedmiotem informatyzowanego obiegu dokumentów.

W przypadku stwierdzenia braku lub nieaktualności istotnych unormowań należy z kierownictwem podmiotu wyjaśnić istniejący stan w sposób jednoznacznie porządkujący określone zagadnienie. Podczas całego procesu wdrożeniowego należy sprawdzać, czy ustawienia systemu prawidłowo interpretują wymogi prawa zewnętrznego i wewnętrznego. Aktywność każdego użytkownika w zakresie zrozumienia logiki i algorytmów działania systemu oraz możliwości funkcjonalnych poszczególnych poleceń dostępnych w menu programu jest warunkiem szybkości i poprawności wdrożenia, a w konsekwencji stabilnego i wydajnego działania systemu. Aktualna instrukcja dla Powiatu (PZ)/Miasta (M)/ Gminy Miejskiej (GM) / Gminy Wiejskiej (GW): Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67.