Rejestracja wiadomości e-mail

Wiadomości e-mail należy traktować jak pisma i powinny być one zarejestrowane w systemie w RKP-Rejestrze korespondencji przychodzącej.

Pisma powinny być rejestrowane w takiej postaci jak wpłynęły do Urzędu/jednostki, tj. w postaci elektronicznej. Nie powinny być przechowywane wiadomości e-mail w systemie EZD FINN jako skany wydrukowanych pism.

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na daną skrzynkę pocztową, otrzymujący dokonuje ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie.

Rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzielą się na:

1. Przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej podane w Biuletynie Informacji Publicznej.
2. Przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:
   • Mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw (wiadomości takie podlegają rejestracji w systemie EZD FINN).
   • Mające robocze znaczenie dla załatwianych spraw (wiadomości takie nie podlegają rejestracji w systemie EZD FINN).
   • Pozostałe, nieodzwierciedlające działalności Urzędu/jednostki (wiadomości takie nie podlegają rejestracji w systemie EZD FINN).

Rejestracja wiadomości e-mail zarejestrowanych w programie Mozilla Thunderbird

W celu zarejestrowania wiadomości e-mail bezpośrednio w systemie należy spełnić poniższe warunki:

• Należy zainstalować program do obsługi poczty: Mozilla Thunderbird oraz wgrać bezpłatny dodatek funkcjonalny: https://addons.thunderbird.net/pl/thunderbird/addon/simple-mail-redirection/.
• Skonfigurować w systemie EZD FINN nową, wewnętrzną skrzynkę pocztową (np. ezd@urzad.pl). UWAGA: stworzone konto e-mail służy tylko i wyłącznie do użytku wewnętrznego i nie powinno być publikowane i podawane do publicznej wiadomości np. w BIP lub serwisie WWW. Skrzynka powinna być stworzona przez lokalnego administratora i skonfigurowana w systemie EZD FINN przez pracowników Firmy LTC Sp. z o.o.
• W przypadku, gdy na konto dowolnego pracownika (np. na służbowy adres e-mail pracownika lub na adres ogólny urzędu) wpłynie wiadomość, która ma istotne znaczenie dla prowadzonych spraw należy użyć opcji Przekieruj w programie Mozilla Thunderbird i wysłać ponownie wiadomość na nowo utworzony adres e-mail, dedykowany do obsługi wiadomości w systemieEZD FINN (np. ezd@urzad.pl).

• Po wysłaniu wiadomości e-mail zostanie ona automatycznie zarejestrowana w poleceniu:
  • Kancelaria, sekretariat -> RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej.
  • Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> W opracowaniu.
• Następnie należy przekazać wiadomość e-mail do właściwych pracowników.

Rejestracja wiadomości e-mail zarejestrowanych w programie Microsoft Outlook

• Należy zainstalować program do obsługi poczty: Microsoft Outlook. Program ten ma wbudowany mechanizm ponownego przekazywana wiadomości. UWAGA: wykorzystując ten mechanizm nie ma możliwości przekazania wiadomości e-mail z oryginalną datą wpływu e-mail czyli z datą jaką wysłał wiadomość nadawca/klient. Data wpływu w systemie EZD FINN uzupełni się datą przekierowania e-mail’a do EZD FINN (datą wykonania operacji przesłania wiadomości do EZD FINN) a nie rzeczywistą datą przesłania e-mail do Urzędu/jednostki). Wówczas, po rejestracji pisma w systemie należy edytować pismo i poprawić datę wpływu. Można również zainstalować dodatki oferowane przez FIrmy zewnętrzne:
• https://www.mapilab.com/outlook/toolbox/email_redirect.html
• https://www.outlookfreeware.com/en/products/all/OutlookMessagesRedirec
• Skonfigurować w systemie EZD FINN nową, wewnętrzną skrzynkę pocztową (np. ezd@urzad.pl). UWAGA: stworzone  konto e-mail służy tylko i wyłącznie do użytku wewnętrznego i nie powinno być publikowane i podawane do publicznej wiadomości np. w BIP lub serwisie WWW. Skrzynka powinna być stworzona przez lokalnego administratora i skonfigurowana w systemie EZD FINN przez pracowników Firmy LTC Sp. z o.o.
• W przypadku, gdy na konto dowolnego pracownika (np. na służbowy adres e-mail pracownika lub na adres ogólny urzędu) wpłynie wiadomość, która ma istotne znaczenie dla prowadzonych spraw należy, kliknąć dwukrotnie na wiadomość, na karcie Wiadomość w grupie Przenoszenie kliknij pozycję Akcje, a następnie kliknij pozycję Wyślij ponownie tę wiadomość. Należy wysłać ponownie wiadomość na nowo utworzony adres e-mail, dedykowany do obsługi wiadomości w systemie EZD FINN (np.

ezd@urzad.pl).

• Po wysłaniu wiadomości e-mail zostanie ona automatycznie zarejestrowana w poleceniu:
  • Kancelaria, sekretariat -> RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej.
  • Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> W opracowaniu.
• Następnie należy przekazać wiadomość e-mail do właściwych pracowników.

Rejestracja wiadomości e-mail zarejestrowanych bezpośrednio w programie EZD FINN

W poleceniu: „Ustawienia programu->Skrzynki pocztowe, faksy” należy zdefiniować rzeczywistą skrzynkę e-mail podaną np. w BIP jako skrzynka do kontaktu z Urzędem/jednostką organizacyjną.

Użytkownicy obsługujący skrzynkę e-mail powinni:

• Uruchomić polecenie: Obieg dokumentów, procesy -> Moje skrzynki pocztowe.
• Uruchomić polecenie Pokaż wiadomości.
• Przejrzeć skrzynkę pocztową wskazując tylko właściwe wiadomości za pomocą znaczników w pierwszej kolumnie.
• Kliknąć lewym przyciskiem myszy jedną z zaznaczonych pozycji i wybrać polecenie: Rejestruj, usuń zaznaczone (korespondencja) i przekaż.

• Pismo zostanie zarejestrowane w pozycji RKP oraz przekazane zgonie ze wskazaniami użytkownika.

Rejestracja wiadomości e-mail metodą „przeciągnij i upuść” w dowolnym programie pocztowym

Funkcjonalność ta może być przydatna w programie MS Outlook, kiedy nie jest wystarczająca opcja „Ponownie wyślij tę wiadomość” lub w każdym innym dowolnym kliencie pocztowym. Należy mieć wówczas skonfigurowane w zewnętrznym programie pocztowym minimum dwie skrzynki pocztowe:

1. Rzeczywistą skrzynkę/skrzynki pracownika - konto, które dotychczas jest obsługiwane przez pracownika.
2. Skonfigurowaną w systemie EZD FINN nową, wewnętrzną skrzynkę pocztową (np. ezd_sekretariat@urzad.pl). UWAGA: stworzone konto e-mail służy tylko i wyłącznie do użytku wewnętrznego i nie powinno być publikowane i podawane do publicznej wiadomości np. w BIP lub serwisie WWW. Skrzynka powinna być stworzona przez lokalnego administratora i skonfigurowana w systemie EZD FINN przez pracowników Firmy LTC Sp. z o.o. W tym przypadku konto musi być oparte o protokół IMAP/IMAPS.

Aby pracować z wieloma wiadomościami, najpierw należy wykonać następujące czynności:

1. Aby zaznaczyć sąsiadujące wiadomości, należy kliknąć pierwszą wiadomość, a następnie nacisnąć i przytrzymać klawisz Shift, a następnie kliknąć ostatnią wiadomość. Zostaną zaznaczone wszystkie wiadomości na liście między pierwszą i ostatnią klikniętą wiadomością.
2. Aby zaznaczyć niesąsiadujące wiadomości, należy kliknąć pierwszą wiadomość, a następnie przytrzymać naciśnięty klawisz Ctrl i kliknąć dodatkowe elementy.

W celu rejestracji wiadomości w systemie EZD FINN należy:

• Wskazać wiadomości, które wpłynęły na rzeczywistą skrzynkę pracownika i są przeznaczone do rejestracji w systemie EZD FINN.
• Przeciągnąć do folderu „Odebrane” skrzynki utworzonej na potrzeby integracji z systemem EZD FINN (np. ezd_sekretariat@urzad.pl) i zwolnij przycisk myszy. UWAGA: Po przeniesieniu wiadomości muszą one pozostać oznaczone jako: nieprzeczytane.
• Po wysłaniu wiadomości e-mail zostanie ona automatycznie zarejestrowana w poleceniu:
  • Kancelaria, sekretariat -> RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej.
  • Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> W opracowaniu.
• Zarejestrowane wiadomości zostaną pobrane do systemu EZD FINN i skasowane ze skrzynki „Odebrane”.
• Następnie należy przekazać wiadomość e-mail do właściwych pracowników.