Obsługa przesyłek z KSeF

Ogólny opis

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE: crd.gov.pl) na platformie ePUAP. Faktury ustrukturyzowane obsłużone mogą być przy pomocy:

• bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów KSeF. ,
• przy wykorzystaniu programu EZD FINN.

System EZD FINN automatycznie dokonuje rejestracji faktury uzupełniając niezbędne metadane (pola opisowe) oraz w kolumnie F (folderze repozytorium) rejestruje wszystkie niezbędne załączniki.

Istnieje możliwość rejestracji następujących typów faktur:

• gdzie podany został tylko nabywca w postaci "dużego" NIPu (np. tylko NIP Gminy/Powiatu/Województwa),
• gdzie podany został nabywca w postaci "dużego" NIPu (np. NIP Gminy/Powiatu/Województwa) oraz odbiorca w postaci "małego" NIPu Urzędu (np. Urzędu Gminy, Urzędu Miasta, Statostwa Powiatowego, Urzędu Marszałkowskiego). W tym przypadku uzupełnione zostanie pole w XML: Podmiot_3,
• gdzie podany został nabywca w postaci "dużego" NIPu (np. NIP Gminy/Powiatu/Województwa) oraz odbiorca w postaci "małego" NIPu Jednostki Organizacyjnej (np. Szkoła Podstawowa nr 1, Miejski Zarząd Dróg, itp.). W tym przypadku uzupełnione zostanie pole w XML: Podmiot_3.

Przekazane w ten sposób pisma znajdują się w poniższej lokalizacji:

1. Kancelaria, sekretariat → RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej.
2. Obieg dokumentów, procesy → Pisma przychodzące → W opracowaniu.

Polecenie: Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> W opracowaniu

• Uruchomić polecenie: Obieg dokumentów, procesy → Pisma przychodzące → W opracowaniu.
• Za pomocą filtrów wyszukiwania wyszukać wszystkie przesyłki, gdzie: Sposób wysłania = KSeF.
• Dokonać analizy metadanych oraz załączników zarejestrowanych w kolumnie F.
• Za pomocą pierwszej kolumny (znacznik) zaznaczyć pisma, które chcemy przekazać.
• Kliknąć lewym przyciskiem myszy na jednej z zaznaczonych pozycji. Na poniższym zrzucie ekranu widoczne są 3 zaznaczone pozycje, które zostaną przekazane.
• Wskazać polecenie: Przekaż zaznaczone.

• W nowo uruchomionym oknie przekazać pismo zgodnie z przyjętą procedurą przekazywania pism (np. do dekretacji).
• Wszystkie przekazane pisma zostaną automatycznie przeniesione do polecenia: Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> Przekazywane. Do czasu, aż pracownik/pracownicy, do którego (których) zostało przekazane dane pismo nie potwierdzi odebrania, będzie ono widniało w tym poleceniu. Jak wszyscy pracownicy, do których kierowana była dana pozycja, potwierdzą odebranie danego pisma przesyłka zostanie przeniesiona do pozycji Aktualne. Jeżeli wszyscy pracownicy biorący udział w procesie obsługi przesyłki potwierdzą załatwienie pracy nad danym wpisem i zarejestrowana sprawa zostanie ostatecznie zakończona, pismo zostanie przeniesione do pozycji Historyczne.

Polecenie: Kancelaria, sekretariat -> RKP- Rejestr korespondencji przychodzącej

W celu obsługi pisma za pomocą polecenia: Kancelaria, sekretariat → RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej należy:

• Za pomocą filtrów wyszukiwania wyszukać wszystkie przesyłki, gdzie: Sposób wysłania = KSeF oraz w polu W kolumnie wskazana jest wartość: „Wpisy nie przekazywane”.
• Dokonać analizy metadanych oraz załączników zarejestrowanych w kolumnie F.
• Za pomocą pierwszej kolumny (znacznik) zaznaczyć pisma, które chcemy przekazać.
• Kliknąć lewym przyciskiem myszy na jednej z zaznaczonych pozycji.
• Wskazać polecenie: Przekaż zaznaczone:

• W nowo uruchomionym oknie wskazać i przekazać pismo zgodnie z przyjętą procedurą przekazywania pism (np. do dekretacji).
• Wszystkie przekazane pisma zostaną automatycznie przeniesione do polecenia: Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> Przekazywane. Do czasu, aż pracownik/pracownicy, do którego (których) zostało przekazane dane pismo nie potwierdzi odebrania, będzie ono widniało w tym poleceniu. Jak wszyscy pracownicy, do których kierowana była dana pozycja, potwierdzą odebranie danego pisma przesyłka zostanie przeniesiona do pozycji Aktualne. Jeżeli wszyscy pracownicy biorący udział w procesie obsługi przesyłki potwierdzą załatwienie pracy nad danym wpisem i zarejestrowana sprawa zostanie ostatecznie zakończona, pismo zostanie przeniesione do pozycji Historyczne.

Użytkownik systemu EZD FINN na każdym etapie procedowania wniosku powinien dokonać poprawności rejestracji metadanych pisma oraz zarejestrowanych załączników.

W systemie EZD FINN, na podstawie przesyłu wniosku przez portal KSeF, automatycznie uzupełniana jest:

• Data wpływu - uzupełniana jest na podstawie tzw. daty wpłynięcia korespondencji na adres KSeF Urzędu/jednostki organizacyjnej.
• Licznik i numer kancelaryjny - system automatycznie nadaje kolejny numer, pobierając pierwszy wolny numer z puli numeracji.
• Numer systemu zew. - numer faktury nadany przez KSeF.
• Rodzaj dokumentu - system automatycznie uzupełnia "e-Faktura". Rodzaj dokumentu służy do szybkiego wyszukiwania/grupowania/zliczania danych pozycji. Np. Ile wpłynęło wniosków w zakresie zapytania o informację publiczną, ile wpłynęło skarg, ile wpłynęło petycji, itp. Chcąc generować takie statystyki w systemie kancelaria obowiązkowo musi edytować to pole wskazując właściwy rodzaj dokumentu, który jest listą słownikową konfigurowalną przez lokalnego administratora systemu.
• Sposób wysłania - system automatycznie identyfikuje przesyłki przekazane za pomocą portalu KSeF.
• Znak nadawcy - jest to numer faktury.
• Nadawca - system automatycznie:
  • Dodaje nowego kontrahenta, gdy przesyłka zawiera nowy adres NIP podmiotu wystawiającego fakturę.
  • Wyszukuje zarejestrowanego już w kartotece kontrahenta wg indentyfikatorów: NIP, PESEL, REGON lub KRS i przypisuje takiego kontrahenta do rejestrowanego pisma w RKP. W edycji rejestrowanego pisma zapisane zostaną dane pobrane z faktury. Każdy pracownik, na każdym etapie procedowania sprawy oraz pisma powinien dokonywać analizy poprawności zarejestrowanych danych kontrahenta.
• Załączniki - są pobierane i przypisywane do danej pozycji i dostępne dla użytkownika w kolumnie “F”. Wizualizacja plików (ewentualny wydruk przesyłki) odbywa się za pomocą ikony “lupy”, dostępnej w omawianej kolumnie.

W zakresie załączników system EZD FINN automatycznie pobiera do folderu repozytorium:

• Fakturę XML - fakturę w postaci elektronicznej zapisanej w formacie elektronicznmym XML.
• Plik wizualizacji - w widoku zaawansowanym zapisywany jest dodatkowy plik techniczny umożliwiający realizację wizualizacji faktury - plik XSL: stylcrd.gov.pl_wzor_2023_06_29_12648.xsl

Faktura elektroniczna XML