Obsługa przesyłek z e-Doręczeń (cz.1)
Informacje wstępne
Chcąc w pełni poznać obsługę e-doręczeń należy przeczytać niniejszy dział oraz inne działy pomocy systemowej. Szczegółowa obsługa kartoteki kontrahentów (nadawców, adresatów, stron postępowania) opisana została w dziale: Obieg dokumentów, procesy -> Obsługa kartoteki kontrahentów, BAE. Dodatkowo dla osób, które realizują wysyłkę dokumentów (np. pism, zaświadczeń, decyzji, upomnień, itp.) przygotowane zostały szczegółowe informacje w dziale: Obieg dokumentów, procesy -> e-Doręczenia.
Ogólny opis
E-Doręczenia, czyli rejestrowane doręczenia elektroniczne, to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub środek komunikacji elektronicznej, który docelowo zastępuje ePUAP. Jest to nowa usługa, która się rozwija i będzie coraz powszechniej używana.
Nadawca (klient) mając założone konto:
- dla osoby fizycznej lub instytucji publicznej (np. ZUS, inny urząd) na portalu: edoreczenia.gov.pl,
- dla osoby prawnej lub jednostki nieposiadającej osobowości prawnej (np. Firmy, SPZOZ, itp.) na portalu: biznes.gov.pl,
może przekazać wniosek do Urzędu (lub jednostki organizacyjnej) w wersji elektronicznej analogicznie jak miało to miejsce w przypadku ePUAP.
System EZD FINN automatycznie dokonuje rejestracji wniosku uzupełniając niezbędne metadane (pola opisowe) oraz w kolumnie F (folderze repozytorium) rejestruje wszystkie niezbędne załączniki.
Przekazane w ten sposób pisma znajdują się w poniższej lokalizacji:
- Kancelaria, sekretariat → RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej.
- Obieg dokumentów, procesy → Pisma przychodzące → W opracowaniu.
Pracując w systemie EZD FINN nie ma konieczności drukowania pisma wpływającego jak i powiązanego z nim potwierdzenia nadania (np. BPOP) a następnie przechowywać te dane w trybie papierowym/tradycyjnym. Przekazane pismo przy pomocy e-Doręczeń może w pełni pozostać zarejestrowane w postaci elektronicznej bez konieczności wydruków pism. Analogicznie jak w przypadku innych środków komunikacji elektronicznej (np. ePUAP/elektroniczny nośnik danych) można zastosować w tym celu odpowiednie podstawy prawne wkazane w tzw. "instrukcji kancelaryjnej".
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67)
§ 19. 1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej „ESP”, dzieli się na:
1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej „UPO”.
§ 20. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
- Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
Jeżeli jednak zajdzie potrzeba wydrukowania pisma wpływającego zalecamy wykorzystanie wbudowanych wydruków systemowych, dostępnych w poniższych poleceniach:
- będąc w opcji edycji pisma za pomocą polecenia Edytuj lub w szczegółach informacyjnych Pokaż szczegóły za pomocą menu Drukuj można wydrukować:
- Drukuj -> Wydruk dokumentu elektronicznego,
- oraz Drukuj -> Karta informacyjna rejestru.
lub
- będąc na liście zarejestrowanych pism należy kliknąć lewym przyciskiem myszy na piśmie, dla którego chcemy uzyskać wydruk oraz wykorzystać wbudowane w system wydruki systemowe, dostępne w poniższych poleceniach:
- Drukuj -> Wydruk dokumentu elektronicznego,
- oraz Drukuj -> Karta informacyjna rejestru.
Polecenie: Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> W opracowaniu
- Uruchomić polecenie: Obieg dokumentów, procesy → Pisma przychodzące → W opracowaniu.
- Za pomocą filtrów wyszukiwania wyszukać wszystkie przesyłki, gdzie: Sposób wysłania = Portal e-Doręczenia.
- Dokonać analizy metadanych oraz załączników zarejestrowanych w kolumnie F.
- Za pomocą pierwszej kolumny (znacznik) zaznaczyć pisma, które chcemy przekazać.
- Kliknąć lewym przyciskiem myszy na jednej z zaznaczonych pozycji. Na poniższym zrzucie ekranu widoczne są 3 zaznaczone pozycje, które zostaną przekazane.
- Wskazać polecenie: Przekaż zaznaczone.
- W nowo uruchomionym oknie przekazać pismo zgodnie z przyjętą procedurą przekazywania pism (np. do dekretacji).
- Wszystkie przekazane pisma zostaną automatycznie przeniesione do polecenia: Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> Przekazywane. Do czasu, aż pracownik/pracownicy, do którego (których) zostało przekazane dane pismo nie potwierdzi odebrania, będzie ono widniało w tym poleceniu. Jak wszyscy pracownicy, do których kierowana była dana pozycja, potwierdzą odebranie danego pisma przesyłka zostanie przeniesiona do pozycji Aktualne. Jeżeli wszyscy pracownicy biorący udział w procesie obsługi przesyłki potwierdzą załatwienie pracy nad danym wpisem i zarejestrowana sprawa zostanie ostatecznie zakończona, pismo zostanie przeniesione do pozycji Historyczne.
Polecenie: Kancelaria, sekretariat -> RKP- Rejestr korespondencji przychodzącej
W celu obsługi pisma za pomocą polecenia: Kancelaria, sekretariat → RKP-Rejestr korespondencji przychodzącej należy:
- Za pomocą filtrów wyszukiwania wyszukać wszystkie przesyłki, gdzie: Sposób wysłania = Portal e-Doręczenia oraz w polu W kolumnie wskazana jest wartość: Wpisy nie przekazywane.
- Dokonać analizy metadanych oraz załączników zarejestrowanych w kolumnie F.
- Za pomocą pierwszej kolumny (znacznik) zaznaczyć pisma, które chcemy przekazać.
- Kliknąć lewym przyciskiem myszy na jednej z zaznaczonych pozycji.
- Wskazać polecenie: Przekaż zaznaczone:
- W nowo uruchomionym oknie wskazać i przekazać pismo zgodnie z przyjętą procedurą przekazywania pism (np. do dekretacji).
- Wszystkie przekazane pisma zostaną automatycznie przeniesione do polecenia: Obieg dokumentów, procesy -> Pisma przychodzące -> Przekazywane. Do czasu, aż pracownik/pracownicy, do którego (których) zostało przekazane dane pismo nie potwierdzi odebrania, będzie ono widniało w tym poleceniu. Jak wszyscy pracownicy, do których kierowana była dana pozycja, potwierdzą odebranie danego pisma przesyłka zostanie przeniesiona do pozycji Aktualne. Jeżeli wszyscy pracownicy biorący udział w procesie obsługi przesyłki potwierdzą załatwienie pracy nad danym wpisem i zarejestrowana sprawa zostanie ostatecznie zakończona, pismo zostanie przeniesione do pozycji Historyczne.
Użytkownik systemu EZD FINN na każdym etapie procedowania wniosku powinien dokonać poprawności rejestracji metadanych pisma oraz zarejestrowanych załączników.
W systemie EZD FINN, na podstawie przesyłu wniosku przez portal e-doręczeń, automatycznie uzupełniana jest:
- Data wpływu - uzupełniana jest na podstawie tzw. daty wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń Urzędu/jednostki organizacyjnej.
- Licznik i numer kancelaryjny - system automatycznie nadaje kolejny numer, pobierając pierwszy wolny numer z puli numeracji.
- Rodzaj dokumentu - system automatycznie uzupełnia „Wniosek”. Rodzaj dokumentu służy do szybkiego wyszukiwania/grupowania/zliczania danych pozycji. Np. Ile wpłynęło wniosków w zakresie zapytania o informację publiczną, ile wpłynęło skarg, ile wpłynęło petycji, itp. Chcąc generować takie statystyki w systemie kancelaria obowiązkowo musi edytować to pole wskazując właściwy rodzaj dokumentu, który jest listą słownikową konfigurowalną przez lokalnego administratora systemu.
- Sposób wysłania - system automatycznie identyfikuje przesyłki przekazane za pomocą portalu e-Doręczeń Poczty Polskiej.
- Znak nadawcy - jest to identyfikator przesyłki nadany przez Pocztę Polską, np.: PPSA-E-5d616e5b-6606-42db-9404-6fa944e5f29d. Jest to identyfikator wniosku analogiczny jak w przesyłkach z ePUAP identyfikator wniosku (DOK-xxxxxx) pobierany z przesyłki, zapisany w pliku UPO (upo.xml).
- Nadawca - system automatycznie:
- Dodaje nowego kontrahenta, gdy przesyłka zawiera nowy adres do e-doręczeń. Jeżeli w kartotece kontrahentów nie występuje jeszcze taki adres do e-doręczeń, wówczas dane kontrahenta są pobierane z BAE (Bazy Adresów Elektronicznych) i zapisywane w kartotece kontrahentów. Kolejne pisma od tego nadawcy będą rejestrowane na te same dane, chyba że użytkownik dokona zmian danych/aktualizację danych w kartotece kontrahentów.
- Wyszukuje zarejestrowanego już w kartotece kontrahenta wg indentyfikatorów: NIP, PESEL, REGON lub KRS i przypisuje takiego kontrahenta do rejestrowanego pisma w RKP. Jednocześnie w edycji kontrahenta uzupełniony zostanie adres do e-doręczeń (bez aktualizacji jego pozostałych danych) a w edycji rejestrowanego pisma zapisane zostaną dane pobrane z BAE. System stwierdzi również rozbieżności pomiędzy danymi opisowymi nadawcy w rejestrownanym piśmie a danymi zapisanymi w kartotece kontrahentów. Każdy pracownik, na każdym etapie procedowania sprawy oraz pisma powinien dokonywać analizy poprawności zarejestrowanych danych kontrahenta.
Przykład: Nadawca w roku 2014 przekazał pismo poprzez ePUAP. Wówczas został zarejestrowany w kartoece kontrahentów. Kontrahent posiadał wówczas uzupełnione pola: Imię, Nazwisko, PESEL, adres skrytki ePUAP, e-mail. Jeżeli ten sam nadawca (o tym samym numerze PESEL) przekazał w 2024 roku pismo przez e-Doręczenia wówczas:
- w edycji pisma RKP zostaną zarejetrowane pełne dane kontrahenta pobrane z BAE,
- ale w edycji kontrahenta przypisanego w piśmie przychodzącym uzupełniony zostanie TYLKO adres do e-Doręczeń. Użytkownik może wykorzystać opcję: Pobierz aktualne dane z systemu e-Doręczenia (ikona "koperty") w celu aktualiacji danych zapisanych w edycji kontrahenta na podstawie danych zapisanych w BAE - Bazie Adresów Elektronicznych.
- Treść - nadawca mógł przesłać ogólną treść/opis wniosku. W edycji pisma na drugiej zakładce zapisywana jest szczegółowa treść przekazana przez e-doręczenia.
- Załączniki - są pobierane i przypisywane do danej pozycji i dostępne dla użytkownika w kolumnie “F”. Wizualizacja plików (ewentualny wydruk przesyłki) odbywa się za pomocą ikony “lupy”, dostępnej w omawianej kolumnie. Załączniki, jakie mogą zostać przekazane i zapisane w systemie EZD FINN są następujące:
- załączniki w postaci wniosku lub/i załączniki do wniosku - za pomocą e-doręczeń mogą być przesyłane wszystkie pliki w formatach określonych w Krajowych Ramach Interoperacyjności (KRI)
- pliki potwierdzeń - Poczta Polska wygeneruje i przekaże potwierdzenie odbioru/dostarczenia dokumentu (analogiczne jak UPO w komunikacji z ePUAP). Pliki potwierdzenia zaczynają się w nazwie pliku od “AE-PL…….”. Potwierdzenie przekazywane jest w postaci pliku PDF i XML. Definicje plików to:
- BPOX - biznesowe potwierdzenie odbioru w formacie XML. System EZD FINN wizualizuje plik bezpośrednio w aplikacji dzięki mechanizmowi szybkiego podglądu załaczników (ikona "lupy" dostępna przy folderze z załącznikami). Po zapisaniu pliku na dysk lokalny wizualizacja jest już niemożliwa.
- BPOP - biznesowe potwierdzenie obioru w formacie PDF. System EZD FINN wizualizuje plik bezpośrednio w aplikacji dzięki mechanizmowi szybkiego podglądu załaczników (ikona "lupy" dostępna przy folderze z załącznikami). Po zapisaniu pliku na dysk lokalny wizualizacja jest nadal możliwa np. za pomocą darmowych aplikacji do wizualizacji plików PDF (np. Acrobat Reader).
- E1 oraz D1 - techniczny dowód potwierdzający dostarczenie przesyłki. Pliki te nie podlegają wizualizacji w systemie EZD FINN.
Lista dowodów technicznych występująca w e-Doręczeniach
Zgłoszenie nadania przesyłki
A.1 - Akceptacja nadania przesyłki. Dowód wystawiany dla nadawcy przesyłki.
A.2 - Odrzucenie nadania przesyłki. Dowód wystawiany dla nadawcy przesyłki.
Zdarzenia związane z przekazywaniem przesyłki między usługami Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego RDE
B.1 - Akceptacja przekazania przesyłki pomiędzy usługami RDE.
B.2 - Odrzucenie przekazania przesyłki pomiędzy usługami RDE.
B.3 - Błąd przekazania.
Zdarzenia związane z przyjęciem / odrzuceniem przez adresata
C.1 - Notyfikacja o akceptacji odbioru. Usługa RDE adresata.
C.2 - Notyfikacja o błędzie akceptacji odbioru. Usługa RDE adresata.
C.3 - Akceptacja preawizacji. Usługa RDE odpowiedzialna za wniosek o akceptację.
C.4 - Odrzucenie preawizacji. Usługa RDE odpowiedzialna za wniosek o akceptację.
C.5 - Wygaśnięcie czasu na akceptację/odrzucenie przesyłki. Usługa RDE odpowiedzialna za wniosek o akceptację.
Zdarzenia związane z zawiadomieniem adresata (preawizacja) o nadejściu przesyłki
D.1 - Przesyłka przygotowana do odbioru. Usługa RDE adresata.
D.2 - Błąd przygotowania przesyłki do odbioru z powodu błędu technicznego. Usługa RDE adresata.
D.3 - Notyfikacja o przesyłce gotowej do odbioru. Usługa RDE adresata.
D.4 - Błąd notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru. Usługa RDE adresata.
Zdarzenia związane z dostarczeniem przesyłki do adresata
E.1 - Dostarczenie przesyłki. Usługa RDE adresata.
E.2 - Błąd dostarczenia przesyłki. Usługa RDE adresata.
Zdarzenia związane z połączeniami z systemami innymi niż usługa RDE
F.1 - Przekazanie do usługi niebędącej usługą RDE. Usługa RDE przekazująca przesyłkę.
F.2 - Błąd przekazania do usługi niebędącej usługą RDE. Usługa RDE przekazująca przesyłkę.
F.3 - Odbiór przesyłki przez usługę niebędącą usługą RDE. Usługa RDE doręczająca przesyłkę.
Usługi RDE zapewniają generowanie i udostępnienie dowodów zgodnie z poniższymi warunkami:
- Usługa RDE musi zapewnić w momencie nadania przesyłki utworzenie dowodu A.1 lub A.2.
- Jeżeli przesyłka nie jest przekazywana między różnymi usługami RDE nie są tworzone dowody B.1, B2, B.3.
- Zdarzenia i generowane dowody typu C.1, C.2, C.3, C.4 i C.5 są opcjonalne w komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi natomiast nie występują i są zabronione w doręczeniach realizowanych z i do podmiotów publicznych.
- W przypadku, gdy przesyłka jest natychmiast dostarczana do adresata może zostać wygenerowany dowód E.1 lub E.2 bez konieczności generowania dowodu D.1 lub D.2. W szczególności następuje to wtedy, gdy przesyłka jest przekazywana do uwierzytelnionego systemu publicznego zgodnie z art. 41 ust 1 pkt 2 [UoDE] oraz przekazywana do uwierzytelnionego systemu wskazanego przez adresata zgodnie z art. 19 ust 6 pkt 1b [UoDE].
- Jeżeli przesyłka nie jest dostarczana automatycznie do adresata, dostawca usługi RDE zapewnia gotowość przesyłki do obioru przez adresata i generuje dowody D.1 lub D.2.
- Dowód D.1 powinien zostać wystawiony w sytuacji, gdy przesyłka nie może - z powodu ograniczeń technicznych lub pojemnościowych leżących po stronie adresata - niezwłocznie być przekazana do uwierzytelnionego systemu publicznego zgodnie z art. 41 ust 1 pkt 2 [UoDE] lub przekazywana do uwierzytelnionego systemu wskazanego przez adresata zgodnie z art. 19 ust 6 [UoDE].
- Dowód D.1 może zostać wystawiony dopiero po udokumentowanym wystawieniem dowodu D.3 poinformowaniu adresata o oczekującej przesyłce.
- W przypadku braku odbioru przesyłki przez podmiot niepubliczny w ciągu 7 dni dostawca usługi RDE przekazuje ponownie informację za pośrednictwem ustalonego kanału notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru i wystawia dowód D.3.
- W przypadku braku odbioru przesyłki przez podmiot niepubliczny w ciągu 14 dni dostawca usługi RDE przekazuje ponownie informację za pośrednictwem ustalonego kanału notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru i wystawia dowód D.3.
- Dowód E.1 występuje wtedy i tylko wtedy, gdy przesyłka zostanie przekazana adresatowi.
- Dowód E.1 ani E.2 nie musi wystąpić, jeżeli wystawiono dowód D.1 lub D.2, a przesyłka nie została przekazana adresatowi.
- Dowody F.1, F.2 i F.3 nie są wystawiane w doręczeniach z lub do podmiotów publicznych.
- Dostawca usługi RDE realizującej doręczenie do adresata musi umożliwić adresatowi dostęp i pobranie dowodu D.1, o ile był wystawiony.
- Dostawca usługi RDE realizującej doręczenie do adresata musi umożliwić adresatowi automatyczny dostęp i pobranie dowodu E.1 lub E.2, o ile był wystawiony.
- Dostawca usługi RDE realizującej doręczenie do adresata musi umożliwić usłudze RDE, za pomocą której została nadana przesyłka dostęp do wszystkich wystawionych dowodów związanych z procesem doręczenia. Dostęp ten jest realizowany za pomocą interfejsów określonych w rozdziale Wymagania techniczne przekazywania przesyłek – interfejsy komunikacyjne niniejszego standardu.
- Dostawca usługi RDE będącej pośrednikiem w łańcuchu doręczenia zapewnia przekazanie wszystkich dowodów pomiędzy usługami RDE w komunikacji, w której pośredniczy.
Konfiguracja integracji
- W poleceniu: Ustawienia programu → Słowniki główne → Słowniki pozostałe, dla słownika sposobów (form) wysyłki lokalny administrator powinien dodać nową wartość do słownika sposobów wysłania (dostarczenia pism): symbol=edor (obowiązkowo należy wskazać symbol o takim identyfikatorze), nazwa=Portal e-Doręczenia (nazwa może być dowolnie definiowana przez lokalnego administratora).
- Lokalny administrator systemu wraz z działem wdrożeniowym Firmy LTC Sp. z o.o. powinien wygenerować certyfikat do zabezpieczenia komunikacji pomiędzy systemem EZD FINN a e-doręczeniami. Szczegóły tej integracji zostały udostępnione lokalnemu administratorowi.
- W poleceniu: Integracja (UWAGA: polecenie dostępne tylko i wyłącznie dla administratorów systemu) należy wskazać:
- Znacznik Czy czystopis - zalecamy aby rejestrowane przesyłki były automatycznie rejestrowane w statusie „C-czystopis”. Nie ma potrzeby poprawiania tematów pism przychodzących przekazanych przez portal e-Doręczeń
- Osobę odpowiedzialną - pracownika kancelarii, sekretariatu, który będzie początkowo odpowiedzialny za obsługę przesyłek, tj. przekazanie do dalszej realizacji (np. dekretacji). Wskazany pracownik otrzymywać będzie wszystkie przesyłki w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy->Pisma przychodzące->W opracowaniu. Pole bezwzględnie musi być uzupełnione.
- Prefiks tematu - pole opcjonalnie. Wartość wpisana w tym polu będzie automatycznie dodawana na początku tematu rejestrowanego pisma. Można wskazać wartość np. "[E-DOR] ".
- Indeks - pole opcjonalne. Wartość wpisana w tym polu będzie automatycznie uzupełniana jako metadana w polu Indeks pisma przychodzącego. Można wskazać wartość np. "edoreczenia ".
