Dodawanie pisma wychodzącego

Każde pismo wychodzące w systemie otrzymuje sygnaturę akt sprawy w ramach, którego zostało wytworzone. Znak sprawy umieszczany jest na wydrukach kopert i zwrotek, przesyłkach do ePUAP, wydrukach pism generowanych z systemu.

pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia

Chcąc dodać nowe pismo wychodzące (niezależnie czy wysyłka będzie elektroniczna czy też tradycyjna) należy:

• Wyszukać sprawę za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów).
• Kliknąć na sprawie lewym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: Dodaj nowe pismo wychodzące. Funkcja ta pozwala dodać nowe pismo wychodzące (dokument typu: korespondencja wychodząca) powiązane z daną sprawą. Po uruchomieniu tej funkcji otwierane jest okno Edycja korespondencji, w którym znajdują się pola edycyjne pozwalające wprowadzić informacje opisujące dodawane pismo wychodzące. Część pól edycyjnych jest już wypełniona przez program - znajdują się w nich informacje pobrane z danych sprawy.
• W nowo wyświetlonym formularzu edycyjnym należy uzupełnić/zweryfikować wymagane pola i zapisać wprowadzone zmiany poprzez Zastosuj lub Zapisz i wyjdź.
• Po zapisaniu zmian dokument jest zapisywany w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy -> Dokumenty -> W opracowaniu.

Informacja

Zachęcamy do skorzystania z opcji szkoleń bezpośrednich opisujacych szczegółowo proces akceptacji dokumentów, ich podpisywania jak i wysyłkę do ePUAP.

E-mail - wysyłanie dokumentu poprzez e-mail

Chcąc wysłać wiadomość poprzez e-mail należy:

• Wyszukać sprawę za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów).
• Kliknąć na sprawie lewym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: Dodaj nowe pismo wychodzące. Funkcja ta pozwala dodać nowe pismo wychodzące (dokument typu: korespondencja wychodząca) powiązane z daną sprawą. Po uruchomieniu tej funkcji otwierane jest okno Edycja korespondencji, w którym znajdują się pola edycyjne pozwalające wprowadzić informacje opisujące dodawane pismo wychodzące. Część pól edycyjnych jest już wypełniona przez program - znajdują się w nich informacje pobrane z danych sprawy.
• Należy uzupełnić wymagane metadane opisowe dokumentu (np. sposób wysłania=e-mail, termin, itp.). UWAGA: jedno pismo może być wysłane jednocześnie do wielu podmiotów (korespondencja seryjna). Dodatkowi adresaci są ustalani podczas dodawania pisma wychodzącego lub też po zapisaniu dokumentu  w opcji Pokaż adresy.
• Zweryfikować dane adresatów przesyłki w opcji Pokaż adresy. Jeżeli w opcji Pokaż adresy nie ma żadnych adresów dodatkowych pismo zostanie wysłana tylko do głównego adresata. System wysyła wiadomość e-mail tylko i wyłącznie do tych adresatów, którzy mają wskazany sposób wysłania: "E-mail".
• W edycji pozycji pisma wychodzącego KW uzupełnić treść wiadomości e-mail.

Jeżeli Urząd/jednostka wykorzystuje tzw. “szablony, wzory dokumentów” generowane przez EZD FINN treść początkowo może zostać uzupełniona wartościami, które mają znaleźć się w generowanym szablonie pisma, które stanowić będzie załącznik do e-mail. Dopiero po wykorzystaniu i utworzeniu właściwego szablonu zakładkę treść można uzupełnić treścią wiadomości e-mail tak jak zostało to pokazane na powyższym obrazie.

• Na pierwszej zakładce Nagłówek dodać opcjonalne załączniki, które wysłane zostaną przez e-mail.

• Przekazać dokument do akceptacji/podpisu elektronicznego. W edycji dokumentu na zakładce Nagłówek mamy dostępną opcję: “Przekaż do akceptacji”.
• Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony (zmieniony zostanie status pozycji na C - czystopis) można dokonać wysyłki wiadomości e-mail. Wysłanie dokumentu możliwe jest zarówno z edycji pozycji jak i bezpośrednio z listy dokumentów.

• Dostępne są trzy tryby wysyłania wiadomości:
  • Wyślij e-mail - przeznaczona do wysyłania wiadomości e-mail e-mail do klienta / klientów. Pozwala ona wysłać stworzone pismo - wiadomość elektroniczną na adresy e-mail powiązane z pozycją, dla której została uruchomiona dana funkcja i/lub na adresy wprowadzone na polach edycyjnych funkcji. Temat wysyłanego pisma u klienta będzie zawierać tożsamy z tematem zapisanym w systemie EZD FINN,
  • Odpowiedz przez e-mail - przeznaczona do wysyłania odpowiedzi e-mail do klienta / klientów. Pozwala ona wysłać odpowiedź elektroniczną na adresy e-mail powiązane z pozycją, dla której została uruchomiona dana funkcja i/lub na adresy wprowadzone na polach edycyjnych funkcji. Temat wysyłanego pisma u klienta będzie zawierać wartość “Re:….",
  • Przekaż przez e-mail - przeznaczona do przekazywania „dalej” otrzymanej wiadomości e-mail. Pozwala ona przekazać wiadomość elektroniczną na adresy e-mail powiązane z pozycją, dla której została uruchomiona dana funkcja i/lub na adresy wprowadzone na polach edycyjnych funkcji. Temat wysyłanego pisma u klienta będzie zawierać wartość “FWD:….".
• W wyniku uruchomienia jednego z powyższych przycisków zostanie uzupełnione okno podsumowujące wysyłkę wiadomości e-mail, w którym możemy dokonać ostatecznej weryfikacji e-mail i ustawić szczegółowe parametry wysyłki (np. dodatkowych adresatów, kopię jawną/ukrytą, żądanie przeczytania wiadomości, itp.

ePUAP - wysyłanie dokumentu do ePUAP

ePUAP to platforma rządowa udostępniona pod adresem: https://epuap.gov.pl/. Oprócz platformy ePUAP Ministerstwo uruchomiło inne platformy zintegrowane z ePUAP, np. https://obywatel.gov.pl/, https://www.biznes.gov.pl, https://www.gov.pl/, itp. - wszystkie wnioski przyjmowane są jednak centralnie do systemu EZD FINN do centralnego RKP - Rejestru Korespondencji Przychodzącej oraz wysyłane są i rejestrowane bezpośrednio poprzez EZD FINN w rejestrze RKW - Rejestrze Korespondencji Wychodzącej. W celu wysłania dokumentu do ePUAP (niezależnie z pomocą jakiego portalu został przekazany wniosek) należy spełnić następujące wymagania techniczno - organizacyjne:

1. Musimy znać dane adresatów - jedno pismo może zostać wysłane do wielu podmiotów (kontrahentów). W przypadku instytucji publicznych dane te powinny być dostępne na każdym BIPie lub też można je pobrać korzystając z funkcjonalności integracji z bazą kontrahentów połączonych z REGON oraz bazą adresów ESP. Znając NIP/REGON instytucji publicznej możemy dokonać synchronizacji kontrahentów i pobrać wszystkie dane teleadresowe w tym adres elektronicznej skrzynki podawczej ESP ePUAP. W przypadku osób fizycznych dane kontrahenta są znane z pisma przychodzącego (każde pismo przychodzące od nowego kontrahenta powoduje dodanie jego danych do bazy kontrahentów) lub jeżeli urząd/jednostka otrzymała dedykowany wniosek w zakresie doręczenia pism elektronicznie.
2. Dokument musi posiadać numer sprawy (znak nadawcy).
3. Musi zostać stworzony plik XML - pismo przewodnie w postaci elektronicznej. W przypadku gdy urząd/jednostka posiada wdrożoną pieczęć elektroniczną przesyłki XML w postaci tzw. pisma ogólnego tworzą się automatycznie.
4. Przesyłka (i/lub załączniki opcjonalnie) muszą być podpisane podpisem osobistym lub/i pieczęcią kwalifikowaną.
5. Urząd musi otrzymać “elektroniczną zwrotkę” w postaci UPP (Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia, w przypadku komunikacji z tzw. “instytucją publiczną”) lub UPD (Urzędowego Poświadczenia Doręczenia, w przypadku komunikacji z osobą fizyczną lub podmiotem, który nie ma statusu tzw. “instytucji publicznej”).

Wysyłanie do ePUAP w przypadku gdy posiadamy pieczęć elektroniczną

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem pieczątki Urzędu/jednostki organizacyjnej. Zawiera nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa. Nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego w 2021 ma m.in. na celu informatyzację oraz automatyzację procesów w instytucjach publicznych. Możliwe jest automatyczne opieczętowanie wniosków czy zaświadczeń w wersji cyfrowej. W przypadku wysyłania pism do ePUAP i wykorzystaniu pieczęci elektronicznej pismo ogólne XML tworzy się automatycznie i dodatkowo podpisuje pieczęcią elektroniczną. Znacząco ułatwia to proces wysyłki do ePUAP. Dodatkowo można rozważyć czy pieczęć elektroniczna może być stosowana do podpisywania innych dokumentów rejestrowanych w programie EZD FINN, np. decyzji, zaświadczeń w postaci np. plików PDF i podpisu PADES generowanego bezpośrednio w FINN. Zalety pieczęci elektronicznej są następujące:

1. Brak konieczności instalacji podpisu elektronicznego na stacji roboczej - pieczęć instalowana jest centralnie na fizycznym lub wirtualnym serwerze gdzie funkcjonuje program EZD FINN.
2. Brak konieczności dbania o aktualizację/odnowienie certyfikatów imiennych dużej ilości pracowników.
3. Brak wymogu stosowania PINu dla użytkowników - w systemie EZD FINN nadawane są uprawnionym osobom uprawnienia do obsługi pieczęci elektronicznej. PIN do pieczęci przechowywany jest centralnie na serwerze.
4. Brak numeru PESEL w podpisie elektronicznym - dane opatrywane pieczęcią elektronicznym zawierają tylko i wyłącznie dane wskazane w KPA: imię, nazwisko, stanowisko i identyfikator dokumentu pobierane automatycznie z systemu EZD FINN.
5. Autentyczność, niezaprzeczalność, pewna identyfikacja dokumentu.

Kodeks Postępowania Administracyjnego wskazuje m.in. następujące zapisy:

§ 1a. Sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

§ 1b. Sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku pism generowanych automatycznie przepisów o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej nie stosuje się.

W przypadku, gdy chcemy wysłać pismo do ePUAP należy:

• Wyszukać sprawę za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów)
• Kliknąć na sprawie lewym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: Dodaj nowe pismo wychodzące. Funkcja ta pozwala dodać nowe pismo wychodzące (dokument typu: korespondencja wychodząca) powiązane z daną sprawą. Po uruchomieniu tej funkcji otwierane jest okno Edycja korespondencji, w którym znajdują się pola edycyjne pozwalające wprowadzić informacje opisujące dodawane pismo wychodzące. Część pól edycyjnych jest już wypełniona przez program - znajdują się w nich informacje pobrane z danych sprawy.

• Należy uzupełnić wymagane metadane opisowe dokumentu (np. sposób wysłania=ePUAP, termin, itp.). UWAGA: jedno pismo może być wysłane jednocześnie do wielu podmiotów (korespondencja seryjna). Dodatkowi adresaci są ustalani podczas dodawania pisma wychodzącego lub też po zapisaniu dokumentu  w opcji “Pokaż adresy”. Jeżeli tworzona sprawa miała już uzupełnione dodatkowe strony w postępowaniu wówczas system tworząc pismo wychodzące będzie chciał wysyłać pisma w ten sam sposób, do tej samej listy adresatów.
• Po wstępnym zapisaniu pozycji poprzez Zapisz i wyjdź dokument dostępny będzie w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy→Dokumenty → W opracowaniu.
• W folderze repozytorium należy dodać ewentualne załączniki, które chcemy aby stanowiły załącznik(i) do pisma przewodniego (pisma XML). W tym celu klikamy w folder z załącznikami dostępny w kolumnie “F”. W uruchomionym repozytorium plików poprzez opcję: “Wybierz wiele plików” wskazujemy załączniki, które mają zostać dodane do pisma ogólnego, np. PDF/DOCx. Zalecamy stosowanie plików PDF, generowanych bezpośrednio z plików tekstowych (przeszukiwalnych a nie skanów dokumentów o ile to możliwe)
• Zamykamy folder repozytorium.
• Przekazujemy pozycję do podpisu elektronicznego lub podpisujemy osobiście wskazane dokumenty (o ile posiadamy podpis elektroniczny)
• Po uzyskaniu podpisu elektronicznego pozycja otrzyma status C - "czystopis” i będzie gotowa do wysłania elektronicznego.
• W celu wysłania pisma do ePUAP należy kliknąć na dokumencie lewym przyciskiem myszy i wskazać polecenie: Wyślij elektronicznie→Wyślij do ePUAP

Na przedstawionym powyżej zrzucie ekranu pismo zostanie wysłane do 16 adresatów a pismo ogólne w sekcji adresata otrzyma wartość: “Urząd Miejski w Czechowicach-Dziedzicach”. Jeżeli chcemy wysyłać pismo do większej grupy adresatów/stron w postępowaniu zalecamy aby wszystkie adresy dodane były w opcji “Pokaż adresy” a w edycji dokumentu u głównego kontrahenta wskazać pustą wartość lub dodać sztuczny wpis (np. “wg rozdzielnika”, Miasta i Gminy Powiatu, itp.). Wówczas XML otrzyma w sekcji adresata “sztucznego kontrahenta” (np. nazwę “wg rozdzielnika” i fizyczna wysyłka zostanie zrealizowana tylko i wyłącznie do adresatów, którzy dodani zostali w opcji “Pokaż adresy” i wskazany mają sposób wysłania = ePUAP.

• W uruchomionym formularzu system wyświetli podsumowanie danych, w którym należy zweryfikować:
  • Rejestr - w którym zostanie zarejestrowana wysyłana pozycja (w RKW zostanie wygenerowanych tyle wpisów ilu było zdefiniowanych adresatów ze sposobem wysłania = ePUAP. Dla każdej wysyłki ePUAP przyśle odrębne potwierdzenie UPP lub UPD) oraz wybranych kontrahentów, do których zostanie dostarczona przesyłka,
  • Adresaci - na liście pojawi się lista adresatów wskazanych w dokumencie wraz ze wskazaniem adresu skrytki ePUAP,
  • Nadawca pisma - w zależności kto ma być nadawcą pisma (organ czy podmiot) należy wskazać właściwą wartość,
  • Tytuł pisma - tytuł pisma, który widoczny będzie w XMLu u poszczególnych adresatów,
  • Rodzaj pisma - informacja, którą udostępnia formularz XML. Słownik niezależny od Urzędu i Naszej konfiguracji. Należy wskazać najbardziej pasującą opcję,
  • Treść pisma - ogólna treść podpowiadana automatycznie, która widoczna będzie w wizualizacji XMLa.

• Należy użyć opcji “Wyślij”. Pismo zostanie wysłane do wskazanych adresatów i zarejestrowane w RKW. Następnie należy sprawdzić status wysłanych wniosków zgodnie z opisem umieszczonym w tym dziale

Wysyłanie do ePUAP w przypadku gdy posiadamy moduł funkcjonalny “szybkiej wysyłki do ePUAP”

W celu wytworzenia przesyłki do ePUAP należy:

• Wyszukać sprawę za pomocą polecenia: "Obieg dokumentów, procesy→Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów)".
• Kliknąć na sprawie lewym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: "Wyślij elektronicznie→Odpowiedz elektronicznie". Funkcja ta pozwala dodać nowe pismo wychodzące (dokument typu: korespondencja wychodząca) powiązane z daną sprawą. Po uruchomieniu tej funkcji otwierane jest okno, w którym znajdują się pola edycyjne pozwalające wprowadzić informacje opisujące dodawane pismo wychodzące. Część pól edycyjnych jest już wypełniona przez program - znajdują się w nich informacje pobrane z danych sprawy. UWAGA: Ta opcja pozwala wysłać pismo tylko i wyłącznie do jednego “kontrahenta”, który zdefiniowany jest w edycji pozycji.

• Należy uzupełnić metadane dokumentu:
  • Na pierwszej zakładce "Wysyłanie dokumentów elektronicznych:
    • W sekcji “Wybierz podmiot, do którego będzie wysłany dokument elektroniczny” - w poniższych polach opisowych kontrahenta system uzupełni adresata głównego pobranego ze sprawy,
    • Przekaż do - powinniśmy wybrać osobę, do której chcemy przekazać dokument do podpisu (np. do skarbnik). Jeżeli posiadamy podpis elektroniczny wówczas w polu “Przekaż do” nie wskazujemy żadnej osoby,
    • Znak pisma - system wypełni numer powiązanej sprawy,
    • Sposób wysłania - Wyślij do ePUAP,
    • Wzór dokumentu - Pismo ogólne. Pismo ogólne jest najczęściej spotykanym wzorem pisma elektronicznego. W uzasadnionych przypadkach można wskazać inny wzór pisma (np. Decyzja administracyjna).
  • Na drugiej zakładce “Załączniki” należy dodać pliki, które będziemy wysyłać jako załączniki do przesyłki XML.

• Należy użyć opcji “Utwórz dokument” wówczas system wyświetli wizualizację tworzonego pisma XML. W tworzonym piśmie XML należy dokonać weryfikacji wprowadzonych/uzupełnionych pól - można użyć przycisku “Sprawdź poprawność formularza”. Poprzez przycisk “Podgląd dokumentu” należy dokonać weryfikacji jak pismo będzie prezentować się u adresata. Opcjonalnie można uzupełnić w edycji XMLa zawartość pola: “Akapit” uzupełniając w tej sekcji treść pisma przewodniego.
• Następnie należy użyć opcji: “Zapisz i zamknij”. Wówczas system, w zależności od wskazania wartości w polu “Przekaż do”:
  • Przekaże pismo do dalszej realizacji, np. do osoby podpisującej jeżeli zostało uzupełnione pole “Przekaż do”. Równocześnie doda nowe pismo wychodzące KW i zapisze je pierwotnie w pozycjach: Obieg dokumentów, procesy→Pisma przychodzące→Przekazywane. Następnie osoba, do której pismo zostało przekazane powinna dalej odebrać wniosek i podpisać elektronicznie dane. Pismo będzie wysyłane na późniejszym etapie, np. po podpisie elektronicznym,
  • Wyśle pismo do ePUAP - jeżeli w polu “Przekaż do” nie został wskazany żaden pracownik. Wówczas w tym oknie należy podpisać elektronicznie tworzoną przesyłkę.

Wysyłanie do ePUAP przesyłki XML podpisanej wraz z załącznikami tym samym podpisem

W celu wytworzenia przesyłki do ePUAP należy:

• Wyszukać sprawę za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów).
• Kliknąć na sprawie lewym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: Dodaj nowe pismo wychodzące. Funkcja ta pozwala dodać nowe pismo wychodzące (dokument typu: korespondencja wychodząca) powiązane z daną sprawą. Po uruchomieniu tej funkcji otwierane jest okno Edycja korespondencji, w którym znajdują się pola edycyjne pozwalające wprowadzić informacje opisujące dodawane pismo wychodzące. Część pól edycyjnych jest już wypełniona przez program - znajdują się w nich informacje pobrane z danych sprawy.
• Należy uzupełnić wymagane metadane opisowe dokumentu (np. sposób wysłania=ePUAP, termin, itp.). UWAGA: jedno pismo może być wysłane jednocześnie do wielu podmiotów (korespondencja seryjna). Dodatkowi adresaci są ustalani podczas dodawania pisma wychodzącego lub też po zapisaniu dokumentu  w opcji “Pokaż adresy”.
• Po zapisaniu pozycji, w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy -> Dokumenty -> W opracowaniu w folderze repozytorium należy dodać ewentualne załączniki, które chcemy aby stanowiły załącznik do pisma przewodniego (pisma XML) W maksymalnym stopniu należy wykorzystywać treść dostępną w piśmie XML - być może wówczas dodanie załączników nie będzie konieczne - cała treść pisma zostanie napisana w piśmie XML.
• Klinąć na wytworzony dokument KW oraz uruchomić polecenie: Wykorzystaj szablon. W nowo uruchomionym oknie należy wybrać typ szablonu: Dokument PFE oraz wybrać właściwy wzór pisma. Poprzez przycisk "Otwórz dokument" możemy dokonać wizualizacji i finalnego zapisania dokumentu XML. Tak przygotowany dokument XML można wysłać bezpośrednio do ePUAP po podpisaniu elektronicznym i akceptacji przełożonego.

Wysyłanie do ePUAP przesyłki XML podpisanej innym podpisem niż podpisywane załączniki

W celu wytworzenia przesyłki do ePUAP należy:

• Wyszukać sprawę za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów).
• Kliknąć na sprawie lewym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wybrać polecenie: Dodaj nowe pismo wychodzące. Funkcja ta pozwala dodać nowe pismo wychodzące (dokument typu: korespondencja wychodząca) powiązane z daną sprawą. Po uruchomieniu tej funkcji otwierane jest okno Edycja korespondencji, w którym znajdują się pola edycyjne pozwalające wprowadzić informacje opisujące dodawane pismo wychodzące. Część pól edycyjnych jest już wypełniona przez program - znajdują się w nich informacje pobrane z danych sprawy.
• Należy uzupełnić wymagane metadane opisowe dokumentu (np. sposób wysłania=ePUAP, termin, itp.). UWAGA: jedno pismo może być wysłane jednocześnie do wielu podmiotów (korespondencja seryjna). Dodatkowi adresaci są ustalani podczas dodawania pisma wychodzącego lub też po zapisaniu dokumentu  w opcji “Pokaż adresy”.
• Po zapisaniu pozycji, w poleceniu: “Obieg dokumentów, procesy -> Dokumenty -> W opracowaniu” w folderze repozytorium należy dodać ewentualne załączniki, które chcemy aby stanowiły załącznik do pisma przewodniego (pisma XML) W maksymalnym stopniu należy wykorzystywać treść dostępną w piśmie XML - być może wówczas dodanie załączników nie będzie konieczne - cała treść pisma zostanie napisana w piśmie XML.

Tradycyjny sposób wysyłania

Chcąc wysłać pismo do adresata/adresatów w sposób “tradycyjny” przy wykorzystaniu operatora wyznaczonego (np. Poczty Polskiej za pomocą listu poleconego ze zwrotnym dowodem doręczenia ZPO) należy:

• Wyszukać dodane dokumenty pism wychodzących w poleceniu: “Obieg dokumentów, procesy→ Dokumenty → W opracowaniu”.
• Za pomocą pierwszej kolumny zaznaczyć dokumenty, które przeznaczone są do wysyłki.
• Uruchomić polecenie:
  • Dodaj do rejestru przesyłek wychodzących - umożliwia dodanie do rejestru korespondencji wychodzącej (RKW) nowych pozycji, odpowiadających dokumentom, dla których uruchomiono daną funkcję. Jeżeli dokument, dla którego uruchomiono daną funkcję, ma więcej niż jednego adresata, omawiana funkcja dodaje do rejestru korespondencji wychodzącej tyle odpowiadających mu pozycji, ilu jest adresatów danego pisma. W nowo uruchomionym oknie funkcji należy zaznaczyć wszystkie przełączniki wówczas dodatkowo dokumenty, dla których została uruchomiona dana funkcja, są zatwierdzane do C - "czystopisu" oraz oznaczane jako zakończone i załatwione,
  • Dodaj do rejestru jako jedną przesyłkę - z tej funkcji należy korzystać w przypadku wysyłania kilku dokumentów w jednej kopercie (do tego samego adresata, na ten sam adres). Dodaje ona do rejestru korespondencji wychodzącej jedną nową pozycję, rejestrującą wysłanie (w jednej kopercie) wszystkich dokumentów, dla których uruchomiono daną funkcję (które zostały zaznaczone w pierwszej kolumnie).

• Następnie jeżeli zostały zaznaczone odpowiednie przełączniki w oknie funkcji, to dodatkowo dokumenty, dla których dana funkcja dodaje pozycje do rejestru RKW, są zatwierdzane do czystopisu oraz oznaczane jako zakończone i załatwione w poleceniu:
• Wszystkie wygenerowane wpisy znajdują się w poleceniu: “Rejestry→RKW-Rejestr korespondencji wychodzącej”. System wygeneruje tyle wpisów w RKW ile pozycji dokumentów KW zostało zaznaczonych oraz ilu adresatów ma wybrany “tradycyjny” sposób wysłania. Bezpośrednio z tego polecenia należy wydrukować koperty i “zwrotki” (ZPO). Za pomocą opcji “Drukuj” należy wydrukować dane szablony wydruków.
• Dla wydruku:
  • kopert należy uruchomić polecenie: “Drukuj→Wydruk kopert (zaznaczonych)”. W przypadku poniższego przykładu system wydrukuje dwie koperty z unikalnymi cechami wydruku (np. numerem R-ki, numerem RKW, kodem kreskowym, itp.) do dwóch różnych adresatów. Ważne aby w systemie zdefiniować wydruki systemowe, które narzucą dla użytkownika generowany format koperty (np. opłatę pobraną, wielkość czcionki, itp.),
  • zwrotek należy uruchomić polecenie: "Drukuj→Potwierdzenia odbioru (zaznaczone).

• Tak wydrukowane koperty i zwrotki należy dostarczyć do wysłania na biuro wysyłkowe/sekretariat.

Przykładowy wydruk “zwrotki” ZPO - Zwrotne Potwierdzenie Odbioru

Przykładowy nadruk kopert

PeUP - wysyłanie dokumentu do PeUP

Portal PeUP to Platforma e-Usług Publicznych, dostępna pod adresem: https://peup.finn.pl/#!/

Jest to lokalna platforma udostępniona przez Urząd lub jednostkę organizacyjną, która ma przewagę nad ePUAP w postaci:

1. Większej ilości tzw. e-usług i formularzy elektronicznych dla klientów Urzędu/jednostki.
2. Prostszej obsłudze serwisu.
3. Dedykowanych e-usług  na najwyższych poziomach realizacji e-usług.
4. Statyczne formularze (wnioski) do pobrania.
5. Aktualne karty spraw (opisy procedur, karty informacyjne spraw).
6. Dostępność cyfrowa na najwyższym poziomie.

Tworzenie korespondencji seryjnej

System EZD FINN umożliwia tworzenie korespondencji "seryjnej" masowo wysyłanej do wielu podmiotów/adresatów (wg "rodzielnika"). Możliwe jest wysyłanie jednego pisma wychodzącego KW do wielu podmiotów niezależnie od sposobu wysłania, zarówno poprzez e-mail/ePUAP/e-doręczenia/list polecony, itp. Zalecany sposób działania:

1. Zarejestrować sprawę:

W celu rejestracji sprawy należy:

• Uruchomić polecenie: Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów),
• Za pomocą przycisku: Operacje -> Dodaj, uruchomić formularz dodawania nowe sprawy,
• W formularzu edycyjnym należy uzupełnić wymagane i opcjonalne metadane, np. kod teczki (JRWA), opis sprawy, terminy, itp.,
• W sekcji adresata, w polu Strona należy wyszukać pierwszego adresata oraz pobrać jego dane teleadresowe na pozostałe pola formularza,
• Za pomocą przycisku Dodaj stronę należy dodać pierwszą wskazaną stronę postępowania do dodatkowych adresatów,
• Następnie powtórzyć operacje wyszukiwania i dodawania stron dla pozostałych adresatów.

Wskazówka

Jeżeli w formularzu edycyjnym uzupełnimy "sztucznego" kontrahenta o nazwie np. "wg rodzielnika" lub "Wójtowie, Burmistrzowie Gmin Powiatu", itp., wówczas w szablonie pisma XML w sekcji adresata uzupełniona zostanie ta wartość. Dane kontrahenta uzupełnione w edycji pozycji są brane pod uwagę przy tworzeniu szablonu pisma i wg tych danych może następować adreacja przesyłki.

2. Dodać pismo wychodzące:

W celu dddania pisma wychodzącego do sprawy należy:

• Wyszukać zarejestrowaną sprawę w poleceniu: Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów),
• Dodać nowe pismo wychodące poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na sprawie i za pomocą menu kontekstowego wybranie polecenia: Dodaj nowe pismo wychodzące. Wskazana w sprawie lista stron w postępowaniu zostanie automatycznie dodana do tworzonego pisma wychodzącego, Tworząc pismo wychodzące, wskazując Sposób wysłania zostanie on przypisany jednakowo do wszystkich adresatów. Chcąc zmienić sposób wysłania dla poszczególnych adresatów (np. jeden otrzymuje List polecony, inny List polecony ze "zwrotką") należy użyć opcji: Pokaż adresy na zapisanym dokumencie, który jest dostęny przed wysyłką w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy -> Dokumenty -> W opracowaniu.
• Wykorzystać szablon pisma (np. pisma ogólnego XML lub pliku DOCx/RTF/ODT) tak aby wytworzyć szablon pisma,
• Wysłać pismo do poszczególnych adresatów wg opisów powyżej

Wskazówka

Dodatkowi adresaci zapisywani są w poleceniu: Pokaż adresy. Jeżeli pozycja posiada status B - "brudnopisu" wówczas lista ta może być cały czas modyfikowana.

Wykorzystując opcję Duplikuj lista adersatów w sprawie jak i metadane są kopiowane do nowo tworzonej pozycji.

Śledzenie statusu wysyłki

W rezultacie każdy użytkownik może śledzić “status” swoich wysyłek (czy odebrała ją kancelaria, czy wyszło z urzędu/jednostki, czy odebrał adresat, czy było awizo, czy klient podpisał UPD, itp.). Za pomocą polecenia: Rejestry → RKW-Rejestr korespondencji wychodzącej otrzymamy listę wszystkich “moich” wysyłek - niezależnie od wykonanego sposobu wysłania. Na liście pozycji znajdują się wszystkie wysyłane pozycje do PeUP, ePUAP, e-Doręczeń, listem poleconym, itp. Zwracamy uwagę na właściwe dostosowanie wyświetlanych kolumn za pomocą opcji Dostosuj. Każdy użytkownik musi mieć włączone następujące kolumny:

• Nr listu poleconego - kolumna przydatna tylko i wyłącznie w przypadku komunikacji elektronicznej. W tej kolumnie znajdzie się numer nadawczy (numer R-ki), po którym będziemy mogli śledzić przesyłkę przez e-monitoring Poczty-Polskiej. W edycji pozycji (opcja: “Edytuj”), na  zakładce: “Parametry wysyłki” dostępne jest pole “Nr listu poleconego”. Przy tym polu dostępny jest znak “globusa”, który przekierowuje na właściwe strony Poczty-Polskiej.

• Data potw. odb. - w tej kolumnie uzupełniana jest data potwierdzenia odbioru, którą wykonał klient w obecności listonosza/gońca lub data wygenerowana przez moduł teleinformatyczny w przypadku komunikacji elektronicznej (ePUAP, PeUP, e-doręczenia) - czyli data odbioru pism przez adresata wysyłanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej..
• Data pow. potw. - data powrotu potwierdzenia, czyli data kiedy “zwrotka” wróciła do Urzędu (w przypadku komunikacji tradycyjnej) lub data wysłania UPP/UPD przez PeUP/ePUAP, itp.