Dokumentacja nietworząca akta sprawy

Ważne aby każde pismo, które zostało zarejestrowane w systemie (a więc nie jest spamem, ofertą, zaproszeniem i innym typem dokumentu, które nie podlega rejestracji zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i wewnętrznym Zarządzeniem) było przyporządkowane do akt sprawy (dokumentacji tworzącej akta sprawy) lub teczki z JRWA (dokumentacji nietworzącej akta sprawy).

Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Dokumentacja ta w zależności od sposobu jej obsługi (sposobem tradycyjnym bądź w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją), jest gromadzona w systemie EZD lub w teczkach aktowych, zgodnie z klasami z wykazu akt (oznaczana jest symbolem komórki organizacyjnej i symbolem z wykazu akt).

§ 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

W celu przyporządkowania pisma do dokumentacji niestanowiącej/nietworzącej akt sprawy należy:

• Potwierdzić odbiór pisma przychodzącego tak jak zostało to opisane w tym dziale: Dodaj nową sprawę.
• W poleceniu: "Obieg dokumentów, procesy → Pisma przychodzące → W opracowaniu → wyszukać odebrane pismo.
• Kliknąć na piśmie lewym przyciskiem myszy oraz wskazać polecenie: “Przyporządkuj zaznaczone do klasy JRWA”

• System wyświetli nowe okno formularza edycyjnego. Omawiane okno umożliwia:
  • zaliczenie dokumentów i pism przychodzących do dokumentacji nietworzącej akt sprawy,
  • zmianę symboli JRWA błędnie przyporządkowanych do dokumentów nietworzących akt sprawy.
• Omawiane okno umożliwia zaliczenie dokumentów i pism przychodzących do dokumentacji nietworzącej akt sprawy. W tym celu należy za pomocą znajdujących się w tym oknie pól edycyjnych dokonać wyboru przyporządkowywanego symbolu JRWA oraz ustalić komórkę organizacyjną, której dokumentację stanowią pozycje, dla których uruchomiono daną funkcję. Jeżeli do dokumentu (ew. pisma przychodzącego) nietworzącego akt sprawy został błędnie przypisany symbol JRWA, należy uruchomić omawianą funkcję w oknie edycji tego dokumentu, a następnie wykonać w omawianym oknie następujące czynności:
  • Usunąć powiązanie dokumentu z błędnie przypisanym symbolem JRWA. W tym celu należy:
    • Zaznaczyć przełącznik Rodzaj operacji: Usuń powiązanie z JRWA dla zaznaczonych pozycji.
    • Wprowadzić do pola Symbol JRWA błędnie przypisany symbol JRWA.
    • Wcisnąć przycisk Odłącz.
  • Przypisać do dokumentu poprawne JRWA. W tym celu należy:
    • Zaznaczyć przełącznik Rodzaj operacji: Przyporządkuj zaznaczone pozycje do klasy JRWA.
    • Wprowadzić do pola Symbol JRWA poprawny symbol JRWA.
    • Wcisnąć przycisk Przyporządkuj.

Dokumenty zaliczone do dokumentacji nietworzącej akt sprawy wybranej komórki można przeglądać w oknie Pisma przychodzące / wychodzące / dokumenty, wyświetlanym w wyniku uruchomienia dla danej komórki polecenia należącego do grupy poleceń: Komórki organizacyjne / nazwa komórki / Dokumentacja nietworząca akt sprawy / Rok xxxx.