Tworzenie paczki e-ADM

Akta administracyjne przekazywane do elektronicznej skrzynki podawczej Sądu powinny mieć postać paczki eADM, której zawartość określa § 7 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu oraz szczegółowych warunków przekazania skargi wraz z aktami sprawy i odpowiedzią na skargę do sądu administracyjnego (Dz.U. poz. 1003). Do paczki eADM stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tj. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. z 2006 r., nr 206, poz. 1519). Dla paczki eADM stosuje się zatem wymogi przewidziane dla paczki archiwalnej, tzn. powinna ona zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: dokumenty, metadane i sprawy. Dopuszczalne formaty zostały natomiast określone w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247). Zgodnie z załącznikiem nr 2 do ww. rozporządzenia lit. a) pkt 4 do kompresji dokumentów elektronicznych stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych: .zip, .tar, .gz (.gzip), .7zip.

Paczka eADM

§7 ust. 3:
3. Paczkę eADM oraz dokumenty, o których mowa w ust. 2, opatruje się metadanymi zgodnie z przepisami wydanymi
na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).

-- czyli niezbędne elementy struktury ...oraz (w zasadzie przede wszystkim)

§7 ust. 7:
7. Do paczki eADM stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie wymogów dotyczących struktury i formatu zapisu mate- riałów archiwalnych przekazywanych do archiwów państwowych.

-- poza tym

§7 ust. 5:
5. Zgromadzone w paczce eADM odwzorowania cyfrowe uwierzytelnia się w sposób, o którym mowa w § 3 ust. 4.
§3 ust. 4:
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, kopię skargi lub odpowiedzi na skargę, w formie dokumentu elektronicznego, uwierzytelnia się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Paczka eADM nie zawiera:

wersji roboczych dokumentów,
informacji o dekretacjach dokumentu wykonanych w systemie EZD.

W paczce eADM powinny się znaleźć następujące elementy opatrzone metadanymi:

dokumenty elektroniczne z uwzględnieniem ich podpisów elektronicznych,
odwzorowania cyfrowe dokumentów sporządzonych w postaci papierowej,
protokoły i adnotacje z czynności postępowania mających znaczenie dla sprawy lub ich odwzorowania cyfrowe,
odwzorowania cyfrowe kopert dokumentów otrzymanych w postaci papierowej,
odwzorowania cyfrowe potwierdzeń odbioru i doręczenia dokumentów doręczanych w postaci papierowej,
urzędowe poświadczenia odbioru.

Akta sprawy organ przekazuje do sądu w takiej postaci, w jakiej są prowadzone. W przypadku gdy akta sprawy są prowadzone w postaci papierowej, organ przekazuje akta sprawy wraz ze skargą lub odpowiedzią na skargę sporządzoną w postaci papierowej. Jeżeli skarga lub odpowiedź na skargę została sporządzona w formie dokumentu elektronicznego, organ, przekazując akta sprawy w postaci papierowej, informuje sąd o dacie przekazania skargi lub odpowiedzi na skargę w formie dokumentu elektronicznego do elektronicznej skrzynki podawczej sądu. W przypadku gdy ze względów technicznych skarga lub odpowiedź na skargę sporządzona w formie dokumentu elektronicznego, lub paczka eADM nie może zostać przekazana do elektronicznej skrzynki podawczej sądu, organ przekazuje skargę, odpowiedź na skargę lub paczkę eADM zapisaną na informatycznym nośniku danych.

Istnieje wiele zewnętrznych aplikacji, które pozwalają sprawdzić zawartość wygenerowanej w systemie EZD FINN, paczki eADM, np.:

W celu przygotowania paczki do sądu należy:

Wyszukać zarejestrowaną sprawę, w której gromadzone są pisma w sprawie przedmiotowej skargi, za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy -> Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów).
Kliknąć lewym przyciskiem myszy i dla wskazanej pozycji wybrać opcję: Edytuj.Następnie za pomocą górnego przycisku: Operacje wybrać Zapisz w formacie paczki archiwalnej.

W wyświetlonym oknie należy zaznaczyć pozycje, które mają zostać zapisane w postaci paczki archiwalnej. Należy zaznaczyć pozycje, które mają zostać zapisane w postaci paczki eADM.
- Aby zaznaczyć sąsiadujące pozycje, należy kliknąć pierwszą wiadomość, a następnie nacisnąć i przytrzymać klawisz **Shift,** a następnie kliknąć ostatnią pozycję. Zostaną zaznaczone wszystkie pozycje na liście między pierwszą i ostatnią klikniętą wiadomością. Wiele pozycji można zaznaczyć również przy pomocy myszy, mając wciśnięty lewy przycisk myszy należy wskazać zakres pozycji.
- Aby zaznaczyć niesąsiadujące pozycje, należy kliknąć pierwszą pozycję, a następnie przytrzymać naciśnięty klawisz **Ctrl** i kliknąć dodatkowe elementy.
Plik zostanie zapisane w postaci pliku .tar (np. PS.8120.2.271.2023.tar). Ważne jest aby dla generowanej paczki wskazać pozycje:
- RKP - rejestru korespondencji przychodzącej, w której zapisane jest UPO,
- RKW - rejestru korespondencji wychodzącej, w której zapisane jest UPP/UPD.
Plik taki należy wgrać jako załącznik do pisma ogólnego, które przekazywać będziemy do sądu drogą elektroniczną poprzez ePUAP.