Tworzenie podteczek
Ogólny opis
Podteczki (wydzielone grupy spraw) zakłada się wówczas jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenie nowego zbioru spraw lub na początku roku, przed zarejestrowaniem danej sprawy w danej teczce, jeżeli chcemy aby numeracja zaczynała się od “1”.
6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;
5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
Podteczki to teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej. System EZD FINN nazywa podteczki (wydzielone grupy spraw) wg nazwy głównego JRWA dodatkowo wstawiając po znaku “-” własną nazwę podteczki, którą ustala indywidualnie użytkownik. W podteczkach analogicznie jak w głównych JRWA można prowadzić sprawy i gromadzić daną dokumentację.
W każdej końcowej pozycji JRWA zakłada się spis spraw oraz teczkę aktową do przechowywania w niej dokumentacji spraw.
W przypadku założenia grupy spraw (podteczki) zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej grupy spraw (podteczki). Czyli w spisie spraw teczki macierzystej jest tylko formalny wpis, informujący o założonej podteczce. Ten wpis nie jest sprawą, jest „pusty”, dla niego konkretnego nie gromadzi się dokumentacji, znaku tego wpisu nie nanosi się na żadnych dokumentach. Należy pamiętać, aby do tej sprawy nie przyłączać dokumentów oraz pism przychodzących i wychodzących.
Grupa spraw (podteczka) ma oddzielny spis spraw. Oznacza to, że dla spraw w grupie spraw (podteczce) spis spraw teczki ogólnej w praktyce przestaje mieć znaczenie. Spis spraw grupy spraw (podteczki), to spis „prawdziwych”, konkretnych spraw, czyli spraw faktycznie załatwianych, dla których gromadzi się dokumenty, a na tych dokumentach nanosi się - jako stałą cechę rozpoznawczą - znak sprawy założonej w grupie spraw (podteczce).
Po założeniu grupy spraw (podteczki), sprawą będzie konkretna sprawa w grupie spraw (podteczce), skoro otrzymuje ona swój własny znak.
Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
Czyli w kolejnym roku kalendarzowym kontynuować można sprawę rozpoczętą „konkretną”, więc sprawę założoną w grupie spraw (podteczce). Nie ma podstaw, by kontynuować z poprzedniego roku sam formalny wpis będący tylko tytułem grupy spraw (podteczki), a nie konkretną załatwianą sprawą.
Chcąc w tym samym temacie rozpocząć kolejną sprawę, ale będąc już w kolejnym roku kalendarzowym, należy w spisie spraw nowego roku wpisać pod kolejnym numerem identycznie brzmiący tytuł grupy spraw (podteczki) i w grupie spraw (podteczce) założonej w nowym roku rejestrować (od numeru 1 w grupie spraw (podteczce) ) sprawy, które się pojawiają do realizacji.
Funkcja Wydziel grupę spraw (załóż podteczkę) działa w sposób następujący:
Jest dodawana nowa sprawa w wybranym JRWA, o zaproponowanym temacie, o statusie Czystopis.
Sprawa ta ma znak postaci: KOM.JRWA.LP.ROK, przy czym:
KOM - symbol komórki organizacyjnej
JRWA - symbol klasyfikacyjny JRWA w którym zakładana jest grupa spraw (podteczka)
LP - licznik sprawy zakładającej grupę spraw (podteczkę)
ROK - czterocyfrowy zapis roku
Grupa spraw (podteczka) jest widziana na drzewie jako sprawa w głównej teczce JRWA oraz jako osobna teczka na drzewie, w której zakładane są sprawy w grupie spraw (podteczce).
Temat dodanej podteczki jest złożeniem zawartości dwóch pól edycyjnych: Prefiks tematu podteczki (grupy spraw) i Tytuł/temat podteczki (grupy spraw).
W klasyfikacji JRWA, w wybranym JRWA, jest dodawana grupa spraw (podteczka) o symbolu klasyfikacyjnym postaci: JRWA.LP, przy czym:
JRWA - symbol klasyfikacyjny JRWA w którym zakładana jest grupa spraw (podteczka)
LP - licznik sprawy zakładającej grupę spraw (podteczkę)
Dodawana grupa spraw (podteczka) jest przypisywana do wybranej komórki organizacyjnej. W efekcie:
W poleceniu administracyjnym Struktura organizacyjna, rejestry, w funkcji Wyciąg z JRWA, wydzielone grupy spraw (podteczki) program dodaje symbol i tytuł grupy spraw (podteczki).
Podczas dodawania nowej sprawy w tej komórce, na liście słownikowej przy polu edycyjnym Symbol JRWA znajduje się symbol klasyfikacyjny danej grupy spraw (podteczki).
Sprawy znajdujące się w założonej w opisany wyżej sposób grupie spraw (podteczce) mają znaki postaci KOM.JRWA.LP.LICZNIK.ROK, przy czym:
KOM - symbol komórki organizacyjnej
JRWA - symbol klasyfikacyjny JRWA w którym została założona grupa spraw (podteczka)
LP - licznik sprawy zakładającej grupę spraw (podteczkę)
LICZNIK - liczba określająca kolejność danej sprawy w grupie spraw (podteczce)
ROK - czterocyfrowy zapis roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
Opis poleceń
W celu zarejestrowania podteczki należy:
- Uruchomić polecenie: Obieg dokumentów, procesy → Spis spraw wg JRWA i komórek (wydziałów).
- Poprzez: Operacje → Wydziel grupę spraw (załóż podteczkę).
- W wyświetlonym nowym oknie formularza należy:
- zweryfikować podpowiedzianą komórkę organizacyjną,
- w polu: Symbol JRWA należy wskazać główny kod JRWA, w którym zakładane będą podteczki,
- w polu Hasło JRWA oraz Kategoria archiwalna zweryfikować uzupełnione opisy teczki wynikające z Instrukcji Kancelaryjnej,
- sprawdzić poprawność uzupełnienia “prefiksu” nazwy podteczki - ważne aby w tym miejscu była podana nazwa głównego JRWA i stała nazwa [Wydzielona grupa spraw],
- uzupełnić Tytuł/temat podteczki (grupy spraw) własną nazwą (tak jak ma nazywać się podteczka). Nazwa ta zostanie dopisana do prefiksu.
- Wykonać zapis danych poprzez przycisk Zapisz i wyjdź.
Następnie dla tak założonej podteczki (wydzielonej grupy spraw) możliwe jest prowadzenie spraw i rejestrowanie ich w spisie spraw.