Podpis Elektroniczny
W systemie EZD FINN można wykonać podpis elektroniczny pod dowolnym dokumentem systemowym, plikami jak i dodatkowymi mechanizmami dostępnymi w systmie EZD FINN (np. w opisie faktury, która akceptowana jest z wykorzystaniem podpisu elektronicznego). Możliwe do wykorzystania formaty plików w komunikacji w administracji opisane zostały w KRI - Krajowych Ramach Interoperacyjności (Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych Dz.U. 2017 poz. 2247).
Nie ma konieczności stosowania aplikacji zewnętrznych dostarczanych bezpośrednio przez dostawców podpisów elektronicznych (np. Sigillum Sign, Szafir, itp.)
Podpisując bezpośrednie pliki zalecamy stosowanie formatu PDF w postaci tzw. pliku przeszukiwalnego (który powstał bezpośrednio z pliku edytowalnego, np. DOCX, ODT, itp.). System EZD FINN posiada wbudowany mechanizm automatycznego exportowania plików tekstowych i ich konwersję do plików PDF (bez konieczności wykorzystywania do tego celu aplikacji zewnętrznych).
W komunikacji zewnętrznej pismo przewodnie (inne niż Pismo ogólne.xml) nie powinno być wysyłane w postaci skanu/zdjęcia - należy wysyłać pliki dostępne cyfrowo.
Są różne przypadki użycia podpisu elektronicznego. Od tego "co" i "jak" chcemy podpisać i również "czym" wysłać zależy sposób obsługi podpisu w systemu EZD FINN.
Kodeks Postępowania Administracyjnego KPA
Ordynacja Podatkowa OP
Podpisywanie przesyłki XML wraz z załącznikami tym samym podpisem w jednej operacji
Podpisywanie plików przez jedną osobę
Podpisywanie plików przez wiele osób
Podpisywanie pieczęcią kwalifikowaną
Pieczęć elektroniczna identyfikuje dany podmiot publiczny a dzięki mechanizmom wdrożonym w aplikacji EZD FINN identyfikowana jest również osoba wykonująca podpis (upoważniona/uprawniona do posługiwania się pieczęcią). Zapewnia integralność danych, uwierzytelnia nadawcę i spełnia wszelkie wymogi prawne UE i jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS. To optymalny sposób na szybkie i wiarygodne autoryzowanie oficjalnej korespondencji i jest alternatywą dla podpisu osobistego. Wdrożenie pieczęci niesie następujące korzyści:
- lepiej chronimy swoje dane osobowe - w pieczęci nie jest dostępny numer PESEL osoby podpisującej. PESEL (np. sekretarza) zastępowany jest w przypadku pieczęci NIPem instytucji i danych, które zostały podane podczas procesu wnioskowania o pieczęć kwalifikowaną, Przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu pieczęci elektronicznej złożysz i zweryfikujesz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Pieczęć elektroniczna oferowana jest w zestawie z kartą kryptograficzną (dużą lub SIM), oprogramowaniem oraz opcjonalnie czytnikiem kart kryptograficznych,
- szybciej podpiszemy dokumenty - nie ma koniecznośći instalacji indywidualnych aplikacji, jak i posiadania czytników kart/urządzeń USB, jak i pamiętania kodów PIN/PUK do certyfikatu. W aplikacji EZD FINN nadawane są odpowiednie upprawnienia do posługiwania się pieczęcią i tylko uprawnieni użytkownicy mają możliwość użycia/wykorzystania podpsiu elektronicznego w tej postaci,
- tańsza obsługa podpisu - jedną pieczęcią jesteśmy w stanie zastąpić kilka podpisów osobistych,
- automatyzację procesów - w przypadku pism wysyłanych do ePUAP pismo ogólne XML tworzone jest automatycznie i podpisywane jest pieczęcią kwalifikowaną bez udziału użytkowników.
W celu wykorzystania pieczęći kwalifikowanej w aplikacji EZD FINN należy posiadać odpowiednie uprawnienia systemowe oraz wykorzystać następujące polecenia i funkcje systemowe:
- Uruchomić listę dokumentów, które chcemy podpisać (np. dostępne w poleceniu: Obieg dokumentów, procesy -> Dokumenty -> W opracowaniu lub ...-> Do akceptacji).
- Wyświetlić zawartość folderu z załącznikami (folderu repozytorium).
- Zaznaczyć pliki, które chcemy podpisać oraz uruchomić ikonę podpisywania pieczęcią
- Po zakończonym procesie podpisywania system wykona podpis PADES (dla plikóW PDF, umieszczając informację o podpisie wewnętrz podpisywanego pliku PDF) lub XADES zewnętrzny (dla innych formatów plików). Wynik automatycznej weryfikacji podpisu zostanie dodany do pliku weryfikacja.xml.
Podpisywanie zakresowe wielu dokumentów
Za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy -> Podpisywanie wielokrotne -> Operacje -> Podpisz kolejkę ... można podpisać jednocześnie wiele dokumentów wykorzystując mechanizmy dostępne w aplikacji EZD FINN oraz tzw "trwałego PINu". Aby pozycje dokumentów przeznaczone do podpisu pojawiły się na liście tego polecenia należy za pomocą polecenia: Obieg dokumentów, procesy->Dokumenty->W oprcowaniu (lub Do akceptacji) użyć polecenia: Dodaj zaznaczone do kolejki podpisu
Podpisywanie pliku (np. umowy) z umiejscowieniem graficznej prezentacji podpisu w konkretnym miejscu
W systemie EZD FINN możliwe jest bezpośrednie podpisanie pliku PDF wraz z wykorzystaniem podpisu w formacie PADES, gdzie możliwa jest do umieszczenia prezentata podpsiu elektronicznego. System EZD FINN umożliwia umieszczenie graficznej prezentacji podpisu elektronicznego lub wgranie własnej wizualizacji podpisu elektronicznego (np. tzw. "faksymilii").
W celu wgrania własnej grafiki podpisu należy uruchomić polecenie: Kartoteki (bazy danych, zbiory wspomagające) -> Personel, osoby współpracujące - edycja zaawansowana. Następnie wyszukać pracownika, któy wykonuje opetację podpisywania oraz uruchomić za pomocą kolumny F folder z załącznikami przypisanymi do tej osoby.
W folderze z załącznikami należsy wgrać plik o rozszerzeniu .png oraz nazwie faksymile.
